Внедрение 1С:Управление холдингом 8 в ООО «Новапорт-ОЦО»

Цель проекта - построение современной информационной системы автоматизации деятельности общего центра обслуживания по функциональным блокам «Управление нормативно-справочной информацией», «Централизованное казначейство», «Централизованные закупки» на основе автоматизированного сбора и систематизации результатов учета хозяйственных операций и представление их в виде, необходимом для принятия управленческих решений.

Задачи проекта:

· Изучение функций и документооборота предприятия Заказчика («как есть»).

· Моделирование основных хозяйственных операций (функций) и распределение ответственности за ведение учета («как будет»).

· Доработка информационной системы по требованиям Заказчика

·  Реализация средств загрузки первоначальных данных в систему

·  Реализация средств интеграции с несколькими учетными системами «1С:Управление производственным предприятием 8»

·  Реализация средств интеграции с системой электронного документооборота Tessa

·  Реализация средств интеграции с торговыми площадками РТС-Тендер, единой информационной системой в сфере закупок ЕИС (zakupki.gov.ru)

·  Подготовка пользовательского персонала. Проведение обучения.

·  Подготовка пользовательских инструкций.

·  Проведение опытной эксплуатации работоспособности системы.

·  Подготовка документации для дальнейшего сопровождения системы. Передача системы в промышленную эксплуатацию.

В компания группы «Новапорт» для целей автоматизации бухгалтерского, управленческого, налогового учета использовались системы «1С:Управление производственным предприятием 8». Данные системы, были интегрированы друг с другом в части обмена некоторой справочной информацией. Формирование нового подразделения «Общий центр обслуживания» потребовало от Заказчика решения централизации и автоматизации ряда функциональных областей. Прежде всего, выбор был сделан в сторону первоначальной автоматизации функциональных блоков «Централизованное Казначейство», «Централизованное управление закупками», «Централизованное управление НСИ».  

В части учета казначейских операций до старта проекта у Заказчика не были автоматизированы процессы инициализации и согласование заявок на расходование денежных средств и реестров заявок, операции автоматизированного формирования платежного календаря, бюджета движения денежных средств. Данные операции выполнялись Заказчиком с использованием MS Word, MS Excel и электронной почты.

Бизнес – процессы централизованного сбора потребностей в закупках, формирование лотов и тендерной документации, проведения закупочных процедур и формирования отчетности у Заказчика не были автоматизированы. Специалисты отдела закупок использовали в своей работы MS Word, MS Excel и электронную почту

Ввод основной нормативно-справочной информации так же не был централизован. Пользователи изменяли данные справочников в учетных системах «1С:Управление производственным предприятием 8», по части справочников происходил обмен данными, по части справочников обмен данными не осуществлялся.

Передача части функций учета и управления общему центру обслуживания выявила остро необходимость автоматизации данных процессов. В качестве базового решения для автоматизации выбор был сделан в сторону современного решения класса CPM (Corporate Performance Management) «1С:Управление холдингом 8». Основными причинами, повлиявшими на данный выбор, были богатый функционал решения, широкие интеграционные возможности, наличие уже в «коробочном» варианте базовых механизмов интеграции с торговыми площадками.

Встраивание внедряемой системы «1С:Управление холдингом 8» в сложный ИТ ландшафт большой и территориально распределенной компании «Новапорт», реализация сложных интеграционных механизмов с внешними и внутренними системами, решение задачи полной автоматизации процессов «Централизованного управление закупками» в рамках единой информационной системы делают данный проект уникальным на рынке.

В частности, были решены следующие интеграционные задачи:

1.Реализация авторских механизмов интеграции системы «1С:Управление холдингом 8» с площадкой ЕИС (zakupki.gov.ru) в части выгрузки планов закупки, лотов, протоколов, договоров, информации об исполнении договоров.

2. Разработка средств интеграции системы «1С:Управление холдингом 8» с площадкой «РТС-Тендер» в части выгрузки данных лотов, протоколов, загрузки информации о предложениях поставщика

3. Разработка двусторонних средств интеграции «1С:Управление холдингом 8» с системой электронного документооборота «Tessa» в части решения задачи согласования закупочной документации и обеспечения полностью электронного исполнения и согласования закупочной процедуры.  

4. Разработка индивидуальных механизмов и сервисов обмена платежными документами между системами «1С:Управление холдингом 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8» в Real-time режиме.

• В части обеспечения автоматизированного управления закупочными процедурами в блоке «Централизованное управление закупками» были выполнены значительные доработки логики формирования закупочной процедуры. Был введен новый документ «Техническое задание», аккумулирующий закупочную документацию и представляющий собой «точку входа» в закупочную процедуру. Дальнейшей формирование закупочного Лота и всей сопутствующей закупочной документации было полностью автоматизировано с реализацией механизмов хранения закупочной документации во внешних хранилищах информации. Дополнительно, был реализован новый документ «Повестка заседания закупочной комиссии» и web интерфейс доступа к данному документу для всех членов закупочной комиссии для ознакомления участников комиссии с предстоящими закупочными процедурами. В части предоставления информации об исполнении закупочных договоров были реализованы механизмы сбора данных об исполнении договоров из внешних информационных систем «1С:Управление производственным предприятием 8» для последующей оправки данных об исполнении договоров на ЕИС. Дополнительные отчетные формы, позволяющие строить сложный KPI сотрудников отдела закупок были реализованы с помощью гибких механизмов «1С:Управление холдингом 8» на базе документа «Экземпляр отчета».

•   В блоке «Централизованное управление казначейством» были доработаны механизмы разграничения прав, механизмы получения фактических данных взаиморасчетов из учетных систем в документах «Заявка на оплату». Доработки отчета «Платежный календарь» в части разделения прав доступа позволили реализовать схему управления финансовыми потоками предприятия нескольким финансовым директорам различных организаций холдинга. Дополнительно, был реализован отчет «Бюджет движения денежных средств» осуществляющий сбор фактических данных об исполнении бюджета из внешних информационных баз «1С:Управление производственным предприятием 8» с достаточно сложной логикой формирования фактических данных.

В ходе проекта была внедрена современная система уровня CPM «1С:Управление холдингом 8» в существующую КИС предприятия. Внедрение системы позволило унифицировать, автоматизировать и централизовать следующие блоки бизнес-процессов компаний группы:

·Управление Казначейством

- унифицирован и автоматизирован процесс ввода и согласования заявок на расходование денежных средств и реестров платежей

- унифицирован и автоматизирован процесс формирования платежного календаря и БДДС

· Управление закупками по 223-ФЗ

- унифицирован и автоматизирован процесс подготовки, формирования и утверждения закупочной документации и планов закупки

- автоматизирован процесс формирования сведений о заключенных договорах, сведений об исполнении договоров и их передача на торговые площадки

- реализованы процессы интеграции с внешними торговыми площадками

·Управление НСИ

- централизована процедура ввода и редактирования НСИ, распространяющейся на другие части КИС предприятия

В результате, сильно повысилась точность и оперативность ввода информации в систему, увеличилась эффективность работы пользователей. Автоматизация, унификация и централизация процессов позволила сократить количество задействованных в работе по данным процессам сотрудников и увеличить скорость и точность получения информации менеджерами компании, необходимой для принятия управленческих решений.

Дополнительно, некоторые количественные показатели результатов автоматизации:

1. Ежемесячное формирование БДДС по различным организациям – ранее занимало 2 рабочих дня, теперь 2 часа

2. Ежемесячное формирование аналитических отчетов блока «Централизованное управление закупками» – ранее занимало 3 рабочих дня, теперь 2 часа

3. Платежный календарь – ранее велся в MS Excel выделенным специалистом, теперь автоматизирован

4. Количество проводимых закупок на одного специалиста отдела закупок возросло примерно 2 раза.

5. Среднее время согласования заявки на расходование денежных средств, реестра платежей уменьшилось приблизительно в 1,5 раза.