Внедрение "1С:ERP 2" на производственном предприятии "ЭлитУпаковка"

ЦЕЛИ ПРОЕКТ:

ОСНОВНАЯ ЦЕЛЬ ПРОЕКТА – повышение управляемости предприятия, увеличение рентабельности производства и снижение затрат за счёт создания инструментов контроля деятельности и принятия управленческих решений на базе комплексной, современной системы учета и управления предприятием.

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ ПРОЕКТА:

1. Стандартизация нормализация НСИ

На предприятии назрела необходимость ведения достоверной информации о всех параметрах номенклатуры (физических, коммерческих, технологических), ресурсных спецификациях и технологических картах. Также необходимо было разработать четкую структуру ЦФО и привести к единому виду все аналитические разрезы учета, а также статейные справочники (статьи доходов и расходов, статьи ДДС, статьи бюджетирования).

2. Оперативный и достоверный учет

Одной из самых важных задач для предприятия являлось избавление от множественного повторного ввода информации. До проведения комплексной автоматизации на базе «1С:ERP 2» данные в систему вносились бухгалтерами с задержкой до нескольких дней. На производстве вёлся дополнительный учет в различных таблицах MS Excel и бумажных журналах документов. Была необходимость в обеспечении сквозного ввода данных в режиме, близком к реальному времени, и инструментах контроля непротиворечивости информации.

3. Типизация основных процессов

Для достижения основной цели проекта был необходим переход к процессной модели работы, при которой настраиваются типовые бизнес-процессы и исполнителям выдаются распоряжения на выполнение тех или иных задач.

4. Введение единого инструмента учёта

Отказ от большого количества инструментов, таких как обособленная система CRM, различные таблицы MS Excel (план производства, план продаж, платежный календарь и т.д.), в пользу единой информационной системы, работающей в режиме одного окна.

5. Автоматизация ручных операций

Перед командой проекта стояла задача внедрения типовых печатных форм и разработки автоматически формируемых шаблонов документов, которые ранее заполнялись вручную (спецификации, удостоверения качества, декларации о соответствии и т.д.).

6. Применение и внедрение новых методик и инструментов учёта

В связи с отсутствием современных учетных инструментов на предприятии не применялись методики и технологии, обусловленные спецификой бизнеса Заказчика, например:

· штрихкодирование продукции для отгрузки и инвентаризации

· ячеистый (секционный) склад

· умная диспетчеризация звонков

· оперативный учет производственных операций

Компания «ЭлитУпаковка» (ООО "Сибтрейдинг") занимается изготовлением пластиковой упаковки для пищевых продуктов с 2001 года. На счету компании множество проектов, реализованных с учетом потребностей заказчиков. Сейчас многие потребители плавленных сыров или мороженного известных российских и зарубежных брендов могут только догадываться, что красочная пластиковая баночка, в которой они привыкли видеть любимую продукцию выпущена компанией «ЭлитУпаковка».

До начала проекта учёт велся в разрозненных базах 1С, а также во множестве таблиц Excel и других программных продуктах. Вследствие этого имели место проблемы с неактуальной и дублирующийся нормативно-справочной информацией. В части бизнес-процессов продаж учет велся в ПП «1С:Управление нашей фирмой 8», учет взаимодействий с клиентами в отдельном ПО, таким образом отсутствовала возможность четкого контроля взаимодействий менеджеров с клиентами, было сложно получить достоверные данные об эффективности работы отдела продаж.

Складской учет велся частично в «1С:Управление Нашей Фирмой 8», частично в таблицах Excel. Такой порядок работы приводил к существенным пересортицам и недостачам, что порождало недоверие пользователей к данным системы. В результате складское подразделение получало большое количество запросов на уточнение наличия на складе той или иной позиции. Процедура инвентаризации складов могла занимать до нескольких дней.

Производственный учет велся в большом количестве таблиц Excel, часть данных фиксировалась на бумажных носителях, фактические данные заносились в «1С:УНФ 8» с запозданием в 1-2 дня после обработки бумажных носителей и получения данных от ОТК. В результате информацию о наличии или скором выпуске готовой продукции можно было получить только путем устного запроса. В виду того, что производство Заказчика процессное, до проекта внедрения существовала проблема распределения сырья на выпуски готовой продукции.

Отдел технического контроля вносил данные о количестве брака, а также его характере только на бумажные носители, получить аналитику по этим данным было достаточно проблематично. Кроме этого, количество выпущенной, но непроверенной готовой продукции, нигде не фиксировалось.

Учет сдельной заработной платы производственных рабочих велся на бумажных носителях, в конце месяца проводилась консолидация информации и окончательный расчет.

Экономический отдел для расчета себестоимости готовой продукции и получения финансового результата использовал все вышеперечисленные системы. Методология получения финансового результата была отлажена, однако, сбор фактических показателей занимал много времени, а точность данных была достаточно низкой.

В целом уровень автоматизации на предприятии был достаточно низким, некоторые процессы были избыточно усложненными или вообще лишними, все это подтверждало необходимость проведения проекта оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

БЫСТРЫЙ СТАРТ. Проект выполнялся по технологии, основывающейся на методологии Agile, но с некоторыми особенностями. Это позволило избежать длительной разработки проектной документации и сократить затраты на этапе моделирования. В итоге система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию и был произведен отказ от одного из старых решений (1С:УНФ) за 2,5 месяца. На первом этапе были автоматизированы функции, которые полностью закрывали материальные потоки предприятия, а также часть критически важного ранее не автоматизированного функционала:

УПРАВЛЕНИЕ НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ - произведена актуализация и нормализация основных справочников; созданы шаблоны наименований для видов номенклатуры готовой продукции;

УЧЕТ ПРОДАЖ - внедрен контроль графиков оплаты, сегментация клиентов и условий работы с ними. Доработан типовой механизм пакетной печати документов на отгрузку;

УЧЕТ ЗАКУПОК - ведение реестра заказов поставщикам, планирование оплат;

CRM - на первом этапе были перенесены клиенты и взаимодействия за прошлые годы в типовые документы. Отказ от ведения взаимодействий с клиентами в стороннем ПО;

СКЛАДСКОЙ УЧЕТ - отказ от ведения файлов xls, консолидация всех данных складского учета в «1С:ERP 2». Также произведена доработка типовых рабочих мест «Отгрузка» и «Приемка» с учетом специфики процессов Заказчика. Разработано рабочее место для консолидации заказов материалов в производство и их выполнения;

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ УЧЕТ - на первом этапе была выбрана максимально простая схема учета без заказов на производство. В тоже время, в документах фиксировались параметры оборудования, расход материалов за смену, сдельная выработка;

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И КАДРОВЫЙ УЧЕТ – настроены сложные схемы расчета удержаний и начислений. Выполнена интеграция с «1С:ЗУП 3 ПРОФ»;

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ – ведение бух. учета выделено в отдельную информационную базу «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» с автоматической выгрузкой первичных документов из «1С:ERP 2»;

КАЗНАЧЕЙСТВО – внедрены простые маршруты согласования заявок на расход денежных средств, доработана система фиксации изменения статуса заявки.

Также на первом этапе внедрения были оптимизированы статьи расходов и настроены специфичные базы распределения косвенных расходов. Производство Заказчика является фондоёмким, поэтому в качестве баз для распределения используются технологические параметры производственного оборудования (время работы, производственные циклы, наработка). От этих же параметров зависит расчет суммы амортизации оборудования. В итоге была получена модель себестоимости готовой продукции с необходимой глубиной и точностью.

ГЛУБОКАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ. Часто на указанных выше функциях проекты внедрения завершаются. Но в рамках данного проекта Заказчик готов был "идти до конца" и расширять функционал системы с тем, чтобы получить более значимые результаты. Для этого перед началом второго этапа внедрения по каждому внедренному блоку учета был определен перечень задач для дальнейшей автоматизации и расставлены приоритеты:

CRM И ПРОДАЖИ. Для расширения возможностей ведения сделок с клиентами и стандартизации процессов продаж было внедрено решение «Модуль CRM для 1C:ERP». Для ведения сделок с разными группами клиентов были настроены несколько сложных бизнес-процессов. Для пользователей, не имеющих доступ в модуль CRM, была настроена интеграция с 1С:Документооборот КОРП» - часть процессов передается и выполняется на стороне ДО, а результат выполнения возвращается в процесс CRM.

ПРОИЗВОДСТВО. В рамках второго этапа внедрения был произведен переход на позаказное производство. Была несколько переработана логика – документ «Этап производства» стал генерироваться на одну смену на выпуск изделий на одном рабочем центре. Также был внедрен механизм штрихкодирования упаковок выпущенной продукции. Сотрудники, занимающиеся фасовкой изделий перед началом смены по считыванию магнитного ключа (ключ также используется в системе СКУД), распечатывают необходимое количество этикеток. Расположенный QR-код на этикетке идентифицирует конкретную коробку, а также работника, упаковавшего ее. В процессе работы зафасованные упаковки передаются на зону приемки ОТК, где производится контроль качества. Специалисты ОТК, при проверке изделий, считывают QR-код и устанавливают признак того, что упаковка прошла контроль. Прохождение контроля ОТК автоматически увеличивает сдельный заработок фасовщика. Также с помощью ТСД автоматизировано формирование паллет для передачи готовой продукции на склад. Возле каждой паллеты в цехе установлена стойка, на которую вешается QR-код паллеты. При проверке качества сотрудник ОТК считывает код паллеты, в которую будет уложена проверенная коробка. После завершения наполнения паллеты, контролер устанавливает признак того, что паллета готова к передаче на склад. Для устранения случайных ошибок и пересортов в системе предусмотрены контрольные данные по типоразмерам паллет, а также вместимости продукции на различных поддонах.

СКЛАД. Для ускорения процедуры размещения готовой продукции на складе реализовано рабочее место приема сформированных паллет готовой продукции при помощи ТСД. Когда паллета готова к передаче, у сотрудника на складе появляется задание в АРМ. Считывая QR-код на паллете, кладовщик сверяет численный состав паллеты на терминале и по факту. При отсутствии расхождений, на ТСД указывается место хранения, где будет размещена готовая продукция и автоматически создаются документы перемещения. Также с помощью терминалов сбора данных автоматизированы функции инвентаризации. Готовая продукция может быть пересчитана как по упаковкам (если хранится не в паллете), так и по паллетам. С момента начала проекта срок проведения инвентаризации сократился более чем в 3 раза.

ПЛАНИРОВАНИЕ. В рамках второго этапа автоматизации были автоматизированы функции объемно-календарного планирования продаж, производства и закупок.

ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ. На втором этапе автоматизации были пересмотрены большинство процессов внутри всех отделов, особенно это коснулось отдела бухгалтерии. Был выявлен ряд отчетных форм, которые подготавливались в Excel, при этом подготовка занимала до нескольких часов. Часть этих форм были упразднены, для получения другой части были донастроены типовые отчеты. В итоге произошла оптимизация штата почти во всех отделах и при этом повысилась скорость выполнения процессов.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МОБИЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ. Для увеличения оперативности получения информации очень активно применяются различные мобильные решения. В первую очередь это мобильное приложение, которое используется сотрудниками производственных подразделений, службы контроля качества, а также складского комплекса. В результате на складах и в производстве практически не используются стационарные компьютеры, а операции вносятся в систему в реальном времени прямо у станков.

В РЕЗУЛЬТАТЕ ПРОЕКТА БЫЛИ ДОСТИГНУТЫ СЛЕДУЮЩИЕ ЦЕЛИ И ПОКАЗАТЕЛИ:

1. Увеличилась в 3 раза скорость проведения инвентаризации, при этом объем пересортицы уменьшился в несколько раз. До начала проекта автоматизации процесс проведения инвентаризации занимала 3 (три) рабочих дня, после автоматизации не более 1 (одного).
2. Была объединена нормативно-справочная информация из многих источников, а также были разработаны административные регламенты по ее ведению, что существенно сократило количество ошибок при разнесении данных.
3. Фактические данные по выпуску готовой продукции стали доступны в течение 10-15 минут после окончания смены, до начала процесса автоматизации это время составляло от 12 до 24 часов.
4. Оптимизирован штат сотрудников в производственном подразделении за счет исключения дублирующихся функций. Объем экономии только на ФОТ позволит окупить проект автоматизации за несколько лет.
5. В 4 раза сокращен бумажный документооборот в производстве. Определены критически важные показатели, которые заносятся онлайн в ТСД и могут быть представлены в 1С:ERP в виде удобных пользовательских отчетов. До начала проекта автоматизации ежедневно на внесение этих данных требовалось не менее 2-х часов.
6. Повышена точность расчета материальных затрат – распределение сырья ведется не на производственный заказ в целом (может выполняться более месяца), а на выпуск в каждую смену. Позволяет оперативно оценивать изменения себестоимости и контролировать безубыточность отгрузок.
7. Существенно ускорен процесс расчета себестоимости готовой продукции и получения финансового результата, сейчас он занимает от 1 до 5 часов. До начала проекта автоматизации этот процесс занимал несколько дней.
8. Существенно ускорено планирование закупок сырья на следующий месяц, ранее этот процесс мог занимать несколько дней
9. В результате применения ТСД и QR-кодов сдача продукции в ОТК стала анонимной, что избавило от предвзятости при приеме и контроле качества, а так же упростило расчет сдельной заработной платы.