Внедрение системы электронного документооборота в ООО "ГиД" - "1С:Документооборот 8 КОРП"

Целью проекта является организация системы бюджетного контроля путем автоматизации контроля денежных потоков по бюджету через согласование заявок на расходование денежных средств в автоматизированной системе.

Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блоки «Бюджетирование» и «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе информационной системы «1С:ERP Управление предприятием 2». В рамках системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» задача бюджетного управления решается в части автоматизации процессов согласования заявок на расходование денежных средств и договоров с контрагентами.

Компания имеет многочисленные территориально распределённые подразделения. Сотрудники подразделений предоставляли заявки на расходование денежных средств в электронном виде по электронной почте. Согласование заявок также велось посредством электронной почты. Платежный календарь составлялся в MS Excel, что не исключало вероятность возникновения различного рода ошибок, и сам процесс согласования по электронной почте был не эффективным и долгим по времени. В результате такая система подачи и согласования заявок порождала постоянные ошибки и конфликты между финансовым отделом и другими подразделениями компании.

Поэтому перед автоматизированной системой руководство компании поставило задачу оптимизации процессов согласования заявок на расходование денежных средств, так как в разрезе специфики бизнес-процессов ООО «ГиД» это имеет особую важность. Поэтому было принято решение о внедрении программного продукта на базе 1С и выбор был сделан в пользу конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП». Главный критерий при выборе программного продукта - возможность бесшовной интеграции с «1C:ERP Управление предприятием 2» и возможность автоматизации сложных процессов согласования заявок на расходование денежных средств и договоров.

Особенностью проекта является настройка сложных процессов согласования договоров, которой предшествовала разработка и автоматизация оптимальных маршрутов согласования. Данные работы по разработке и автоматизации маршрутов согласования выполнялись сотрудниками компании «Гигабайт». В ходе выполнения работ по проекту были проанализированы и оптимизированы процессы согласования договоров в зависимости от установленных параметров, разработаны и настроены маршруты согласования в системе «1С: Документооборот 8. КОРП». Благодаря произведенным настройкам система «1С: Документооборот 8. КОРП» автоматически отправляет договор на согласование ответственным лицам по настроенным правилам. После того как договор прошел все стадии согласования, он меняет статус и выгружается из системы «1С: Документооборот 8. КОРП» в учетную систему «1С: ERP Управление предприятием 2».

Уникальность проекта также связана с автоматизацией процесса согласования заявок на расходование денежных средств. Процесс настроен таким образом, что, когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж. Этот документ создается в электронном виде в учетной системе «1С:ERP Управление предприятием 2». Инициатор платежа должен заполнить в заявке все необходимые реквизиты. Далее документы на расходование средств проходят процедуру согласования в «1С: Документооборот 8. КОРП». При смене состояния согласования в «1С: Документооборот 8. КОРП» на «Согласован» в учетной системе «1С:ERP Управление предприятием 2» заявки на расходование денежных средств меняют статус на «К оплате» (посредством механизма «бесшовной» интеграции) и, таким образом, автоматически попадают в платежный календарь.

В ходе проекта было реализовано выполнение задач по электронной почте, что упростило процесс согласования и позволило исполнителям согласовать документы без входа в систему «1С: Документооборот 8. КОРП».

В рамках проекта был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи ООО «ГиД»:

· Настроены маршруты согласования договоров с автоматическим выбором согласующих в зависимости от установленных параметров договора (вид деятельности и предмет сделки);

· Настроена ролевая адресация в процессе согласования договоров;

· Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств;

·  Настроен обмен и «бесшовная» интеграция с «1C:ERP Управление предприятием 2»;

·  Добавлен ряд печатных форм;

·  Настроено выполнение задач (поручений) по почте;

·  Автоматизирован учет и контроль исполнения поручений.

В результате выполнения проекта ООО «ГиД» внедрило систему электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП», которая позволила производить согласование заявок на выплату денежных средств в автоматизированной системе, что позволило более эффективно осуществлять контроль в рамках финансового управления. А именно, благодаря реализованному решению, компании удалось реализовать контроль бюджета движения денежных средств в режиме реального времени, наладить обратную связь между участниками процесса, снизить риск кассовых разрывов и организовать более рациональное использование денежных средств.

Благодаря настроенным процессам согласования договоров система «1С: Документооборот 8. КОРП» автоматически определяет список согласующих лиц в рамках маршрута согласования, что значительно сокращает время на согласование, ускоряет оперативную деятельность компании, и делает работу с документами более упорядоченной и оперативной.

Еще одним основным преимуществом от внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» является возможность «бесшовной» интеграции с «1С:ERP Управление предприятием 2», которая позволила пользователям работать в удобном для себя режиме в одной информационной системе. А автоматизация выполнения задач посредством электронной почты упростила и ускорила процесс согласования.