Автоматизация учета группы компаний «Домал» на базе 1С:УНФ 8 + 1С:ЗУП + 1С:БП

Основная цель – обеспечение руководства и собственников достоверной оперативной информацией для принятия управленческих решений.

Задачи проекта:

• Консолидация оперативных данных в рамках единой системы управления предприятием. Отказ от разрозненных систем, различных таблиц Microsoft Excel и неоперативного получения информации;
• Нормализация и актуализация нормативно-справочной информации;
• Получение актуальной информации о себестоимости производимой продукции;
• Расчёт финансового результата деятельности предприятия в необходимых разрезах;
• Получение управленческой отчетности из системы в одном окне и в один клик;
• Оперативное оформление необходимых документов регламентированного учёта в части реализации товаров;
• Снижение трудозатрат на подготовку регламентированной отчётности.

До старта проекта учёт вёлся частично в разрозненных базах 1С («Управление торговлей» и «Бухгалтерия»), частично в таблицах Excel и на бумажных носителях. Обмены между базами были реализованы не в полной мере. В связи с этим нормативно-справочная информация дублировалась, и для получения достоверных данных достаточно часто требовались дополнительные трудозатраты на сверку данных между разными базами и актуализацию информации. Для получения актуальной информации о складских остатках примерно раз в квартал необходимо было проводить инвентаризацию, которая занимала 1-2 дня и существенно тормозила текущую работу. Информация о состоянии производства была только на бумажных носителях, в учётные системы в конце месяца вводились обобщённые показатели. Расчёт себестоимости продукции и финансового результата производились путём анализа и обработки в Excel данных, полученных из баз 1С и других файлов Excel с учётными данными. Этот процесс занимал продолжительное время, и результаты за месяц появлялись только к концу следующего месяца.

В таких условиях корректно оценить результаты работы как предприятия в целом, так и отдельных направлений деятельности и подразделений, было весьма трудно, а управленческие решения часто не оказывали нужного эффекта, поскольку в основном принимались на основании неактуальных данных. Подобная ситуация не устраивала собственников компании и не соответствовала планам развития, поэтому было решено внедрить новую единую информационную систему.

Особенностью проекта стал быстрый переход на новую информационную систему. Было проведено обследование, по итогам которого утвердили описанную выше схему перехода. Для каждой из организаций на переход потребовалось 2 с небольшим месяца: около месяца на анализ бизнес-процессов и сопоставление их с возможностями типовых конфигураций, 2-3 недели на настройку и доработку программных продуктов и 2-3 недели на запуск в эксплуатацию. Поскольку на предприятии уже использовались программные продукты 1С, проблем с адаптацией к новому интерфейсу и особенностям программы не возникло. С момента перехода старые системы больше не использовались, вся деятельность отражалась только в новой системе.

Поскольку основная деятельность компания связана с торговлей, а отпуск продукции производится с нескольких достаточно удалённых друг от друга торговых точек, была произведена настройка различного оборудования (кассовые аппараты, терминалы оплаты и пр.), подключенного как напрямую к рабочим станциям, так и в терминальном режиме.

Для упрощения работы подразделений, ответственных за продажи, был реализован единый порядок оформления реализации с оптовых и розничных складов. Склады были разделены на группы, доступ сотрудников к данным был разграничен по группам складов. Также было реализовано разграничение доступа по группам покупателей.

Для получения точной себестоимости продукции были реализованы нетиповые алгоритмы распределения затрат, учитывающие необходимые коэффициенты.

Для предоставления собственникам полной информации о состоянии предприятия были реализованы необходимые отчёты.

1. Точные остатки на складах до перехода предприятия на новую систему были известны только после полной инвентаризации. На данный момент эту информацию можно получить в режиме реального времени
2. Существенно ускорен процесс расчета себестоимости продукции и получения финансового результата. До начала проекта автоматизации этот процесс был полностью ручным и занимал около 3 недель, сейчас он занимает около 1 часа.
3. Реализованы отчёты, которые показывают собственникам ряд показателей по предприятию в режиме реального времени, что позволяет принимать оперативные решения, планировать мероприятия по развитию бизнеса и отслеживать выполнение этих мероприятий
4. Нормализована нормативно-справочная информация, что существенно сократило количество ошибок при отражении данных.
5. Реализованы инструменты для гибкого управления взаимоотношениями с покупателями (ценообразование на основании различных критериев, контроль выполнения условий и т.д.)
6. Наличие оперативной информации по складским остаткам и реализации продукции позволяет управлять закупками и производством таким образом, чтобы увеличить оборачиваемость товаров и максимизировать выпуск пользующейся спросом продукции
7. В несколько раз сократилось время формирования регламентированной отчётности