Автоматизация бюджетирования на базе «1С: Комплексная автоматизация 2» для медицинской компании ООО «Аякс»

На первых этапах проекта было проведено обследование текущей модели и реализована разработка новой методологии бюджетирования для дальнейшей ее автоматизации с использованием типового функционала «1С:КА 2»:

1. Первым шагом была разработка ключевого справочника для управленческого учета и бюджетирования – справочника «ЦФО» (Центров финансовой ответственности). В учетной системе данный справочник реализован через справочник «Структура предприятия». Ранее компания делала попытку наполнения данного справочника управленческими подразделениями, но в большинстве документов продолжало использоваться «Основное подразделение». Такой учет делал невозможным делегирование финансовой ответственности руководителям управленческих подразделений и оценки влияния на финансовый результат компании деятельности каждого ЦФО. Поэтому перед тем как выполнить разработку данного справочника было проведено обучение представителей предприятия-Заказчика по построению финансовой структуры. И совместными усилиями была выполнена разработка нового справочника.
2. Вторым шагом было разработка новой структуры и наполнения ключевых для управленческого учета и бюджетирования справочников (Структура предприятия, Статьи расходов, Статьи доходов, Статьи движения денежных средств).
3. Для облегчения задачи перехода на новую НСИ были сделаны проекции старых и новых элементов данных справочников (в MS Excel), это обеспечило в момент запуска мягкий переход на новую НСИ как сотрудников бухгалтерских служб, так и руководителей ЦФО, участвующих в процессе бюджетирования. Также подобное сопоставление помогло в дальнейшей автоматизации управленческой отчетности по части сопоставления данных разных отчетных периодов (до и после перехода на новую НСИ).
4. В рамках совместной работы с заказчиком были разработаны две бюджетные/отчетные формы – БДДС (прямым методом) и БДР. До проекта у заказчика для анализ финансового результата деятельности компании использовался некий отчет, который включал в себя данные как по начислениям, так и по оплатам. Данный отчет формировался по не стандартной с точки зрения классической экономической теории методологии и не обладал достаточной степенью оперативности и достоверности. Поэтому было принято решение использовать не только типовой подход к автоматизации, но и типовой подход в методологии учета. В связи с чем было произведено разделение в управленческой отчетности денежных потоков и начислений.
5. После проектирования структуры форм БДР и БДДС было проведено описание алгоритма сбора факта по каждому разделу данных отчетов.
6. Далее проработан механизм получение факта по статьям БДДС и БДР исходя из возможностей программы.
7. В ходе анализа текущей ситуации было выявлено не корректное отражение некоторых бухгалтерских операций. А именно, отражение отдельных проводок вручную с использованием специально предназначенного документа, а также ручная корректировка проводок в текущих документах. Поэтому для целей дальнейшей автоматизации были предложены варианты отражения данных операций с использованием типовых документов программы.

После тщательно проработанной методологии была произведена ее автоматизация в программе.

1. Внесены новые элементы в ключевые справочники;
2. Добавлены дополнительные реквизиты в справочники статей доходов, статей расходов, статей ДДС для обеспечения анализа и сопоставимости данных и управленческой отчетности между периодами. В результате появилась возможность сопоставлять бюджетные отчеты в разные отчетные периоды (до и после перехода на новую НСИ);
3. Настроены формы для ввода плановых данных по БДДС и БДР. Для облегчения задачи внесения плановых данных были разработаны шаблоны для загрузки данных из MS Excel;
4. Настроены отчетные формы по БДДС и БДР в разных вариантах по требованиям заказчика;
5. Выполнена настройка источников получения фактических данных по статьям бюджетов и последующее тестирование корректности и полноты данных, отражаемых в бюджетных отчетах (БДР и БДДС). Тестирование производилось на данных предыдущих периодов, что позволило на реальных цифрах проверить корректность произведенных настроек алгоритмов сбора факта.
6. В новый отчетный период был осуществлен мягкий переход компании на новую автоматизированную систему учета.

1. В ходе настройки выполнена сопоставимость данных в бюджетных отчетах до перехода и после перехода на новую НСИ, благодаря чему даже до перехода на новую НСИ сотрудники экономической службы имели возможность уже собирать и анализировать информацию в новых бюджетных формах.

2. Выполнена автоматизация бюджетирования в части внесения плановых данных по БДР и БДДС;

3. Выполнена автоматизация всей необходимой управленческой отчетности в части БДДС и БДР;

4. Снизилось влияние человеческого фактора, повысилась оперативность и достоверность вносимых данных;

5. Снизились трудозатраты по формированию управленческой отчетности и повысилась скорость процесса бюджетирования в целом.