Для любого бизнеса важно собирать и анализировать информацию о собственной деятельности. При этом актуальность и правильность данных о ключевых показателях зависит от того, корректно ли проводится закрытие месяца.
В статье мы рассказываем о том, как закрытие месяца происходит в 1С:ERP, какие настройки можно использовать, а также о том, какие при этом можно использовать режимы.
Настройки
Для всех операций, связанных с закрытием месяца, в 1С:ERP создано рабочее место, его можно найти в разделе под названием «Финансовый результат и контроллинг», перейдя в одноименный подраздел.
Закрывать месяц можно используя контролируемый или автоматический режим. Настройки позволяют проводить все необходимые для этого операции в разрезе выбранной организации, например, настраивать период расчета и выбирать расписание для его запуска. Найти инструменты для настройки можно в «Автоматическом выполнении операций закрытия месяца» — это специально разработанное рабочее место, которое легко найти в «Настройках».
При необходимости можно отдельно настроить закрытие как за текущий, так и за прошлый месяц. Что нужно сделать?
-
Выбрать число текущего месяца, с которого будет выполняться закрытие прошлого месяца.
-
Выбрать виды учета для обоих месяцев.
-
Определить расписание, по которому будет выполняться регламентное задание.
-
Выбрать, будет закрытие текущего месяца предварительным или окончательным (закрытие прошлого месяца всегда окончательное).
При ведении учета сразу нескольких организаций возможно выполнять закрытие месяца для всех них параллельно, но при этом запустить одновременно сразу несколько сеансов по одной организации нельзя — произойдет автоматическая блокировка.
Для организаций, использующих «Интеркампани», закрытие месяца происходит всегда совместно. Это же относится и к организациям, которые в рамках одного предприятия вместе используют одни и те же основные средства и активы.
Пользователи с правами администратора, имеют соответствующий доступ к большему количеству настроек, благодаря чему могут регулировать нагрузку, которая оказывается на систему, оптимизируя при этом текущие процессы, в том числе сокращая время выполнения некоторых расчетов. Для доступа к этому функционалу нужно перейти в «Параметры операций закрытия месяца» (найти это рабочее место легко в «Регламентных операциях по закрытию месяца»).
Кнопка под названием «Выполнить операции» запускает последовательные расчеты для операций, которые можно выполнить автоматически. Бывает, что кнопка может быть недоступна, объяснение этому можно найти перейдя по гиперссылке «Расчет возможен с периода…» — скорее всего в выбранном для закрытия месяце установлен запрет на изменение данных или для организации не установлена учетная политика.
Для дополнительного удобства в использовании рабочего места в «Настройках» есть возможность скрывать некоторые операции, например, не требующие выполнения или успешно выполненные, а также пояснения к ним.
Чтобы перейти в служебные регистры базы и проконтролировать расчет себестоимости нужно нажать на кнопку «Еще» — в меню появится пункт «Задания к расчету».
Подробнее о режимах закрытия месяца
Существует два режима:
-
Окончательное закрытие — при таком режиме происходит выполнение регламентных операций за тот месяц, который выбрал пользователь.
-
Предварительное закрытие — пользователь выбирает дату, по которую должны выполняться операции.
Окончательное закрытие
Окончательное закрытие месяца сразу позволит получить полный расчет себестоимости и корректный финансовый результат. При настройке окончательного закрытия месяца можно выбрать нужно ли восстанавливать хронологическую последовательность списаний партий по ФИФО и есть ли необходимость в выделении отклонения себестоимости окончательного расчета от результатов предварительного расчета.
При окончательном расчете себестоимости можно фиксировать дату и время его начала, а также имя запустившего его пользователя — это делается в «Регистраторе расчета себестоимости».
Расшифровку данных себестоимости за выбранный период можно найти в разработанном для этого отчете под названием «Себестоимость товаров». Помимо него также есть такие отчеты, как «Ведомость по партиям товаров», «Доходы и расходы» и «Валовая прибыль». Стоит отметить, что если в период, за который они сформированы, проводилось предварительное закрытие месяца, то пользователю будет выводиться соответствующее предупреждение.
С помощью отчета про «Валовую прибыль» можно проанализировать себестоимость продаж: пользователь увидит как результаты предварительных расчетов, так и окончательных — это позволит их сравнить и сделать выводы.
В «Ведомости по партиям товаров» тоже отображаются данные предварительного и окончательного расчета.
Предварительное закрытие
Предварительное закрытие месяца обладает рядом преимуществ для организаций с крупными базами данных, из-за которых значительно увеличивается время проведения регламентных операций и необходимый объем ресурсов. При этом стоит помнить, что предварительное закрытие ограничивается исключительно регламентными операциями, нужными для расчета себестоимости выбранного временного промежутка.
Специалисты, предлагающие проводить предварительное закрытие месяца ежедневно, отмечают ряд преимуществ такого расписания:
-
Закрытие проходит быстро, так как включает в себя только ключевые этапы и считает только новые и измененные документы.
-
Себестоимость списывается только так, как указано в учетной политики организации, благодаря чему бухгалтерский учет ведется однообразно.
-
В отчетах можно найти отклонения предварительной себестоимости от окончательной, если они есть.
-
Формируются проводки, благодаря чему упрощается работа бухгалтера.
-
Можно как учитывать дополнительные расходы, так и отключить их распределение.
Касательно последнего пункта — включить или отключить распределение дополнительных расходов можно в настройках, перейдя в «Предварительное закрытие месяца».
При всех преимуществах есть и некоторые ограничения, которые стоит учитывать, выбирая режим:
-
При предварительном закрытии используется метод средней стоимости, при котором нельзя учитывать продукцию в полном объеме, из-за чего расходы на ее выпуск не распределяются.
-
Учитывается только плановая стоимость, что тоже влияет на точность расчетов.
-
Не учитывается НДС и УСН.
-
Нельзя включить НДС в стоимость продукции или наоборот исключить.
-
Нет распределения расходов на финансовый результат.
Как избежать ошибок при закрытии месяца?
Чем дольше используется информационная система, тем больше места она занимает. Когда объем данных и количество пользователей становятся слишком большими, процедура закрытия месяца может занимать довольно долгое время, что в свою очередь оказывает влияние уже на сам сервер, в результате чего в какой-то момент может произойти сбой.
Для того, чтобы минимизировать риски возникновения подобных проблем в 1С:ERP версии 2.5 был устранен ряд ограничений:
-
Раньше можно было выполнять закрытие только текущего месяца.
-
Чтобы расчеты были корректными, необходимо было, чтобы прошлый период был закрыт.
-
Не было возможности распределять партии.
-
Рассчитывалась только средняя себестоимость, вне зависимости от бухгалтерских настроек.
-
«Стоимость регистров» являлся единственным регистром, в котором можно было увидеть окончательные расчеты.
В новой версии 1С:ERP вопрос этих ограничений был решен, а для более корректной работы появились новые возможности и обновление самой процедуры «Предварительный расчет себестоимости».
Читайте также:
Остались вопросы?
