В программе «1С:Документооборот» работать с договорами удобно и просто: поддерживаются необходимые для этого процессы, а часть важных функций 1С:ДО выполняет сама.
1С:ДО позволяет отслеживать все ключевые этапы работы с договорами, в том числе касающиеся сопроводительных документов, а также осуществлять контроль исполнения обязательств.
Начало работы
В цикл работы с договорами в программе входит ряд этапов, среди которых его создание, согласование, учет связанных с ним документов, продление договора, отслеживание исполнения обязательств, контроль сопроводительных документов, расторжение договора и контроль возврата экземпляров.
В 1С:ДО с помощью установки специального флажка под названием «Является договором» любой вид внутреннего документа может считаться договором — такую настройку может установить пользователь, ответственный за НСИ.
Подготовка
В «1С:Документооборот» договор является особым видом внутреннего документа. В карточке документа пользователь может найти все необходимые сведения о нем. Всего доступны 75 разных реквизитов, состав которых можно настраивать, добавляя при этом необходимые для работы. Из карточки договора можно перейти ко всем другим связанным с ним данным и документам, например, к переписке и сопроводительным документам. В карточке также хранятся все файлы, которые были присоединены к договору.
Автоматическое заполнение
В «1С:Документообороте» заполнять файлы договоров можно автоматически, например, используя реквизиты карточки. Для того чтобы сделать автозаполнение более корректным, можно подготовить шаблоны для разных видов договоров, настроить для них правила автоматического заполнения, далее создать шаблоны внутренних документов и приложить к ним шаблоны файлов.
Согласование
Согласовать договор в 1С:ДО можно с помощью специального одноименного процесса («Согласование»). При этом есть несколько видов согласования: последовательное, параллельное, смешанное и по условию.
Например, смешанное согласование, которое по своей сути является последовательно-параллельным, удобно для работы с регламентом, при котором договор должны согласовывать сначала одна группа сотрудников параллельно, а потом по очереди еще ответственные лица. Для задания маршрута для согласования есть специальный механизм.
Многосторонние договоры
В «1С:Документообороте» возможно ведение учета многосторонних договоров (многосторонними считаются договоры, в которых больше двух сторон): нужно лишь указать список нужных корреспондентов для оформления. При регулярной работе с многосторонними договорами имеет смысл создавать с учетом этого шаблоны, добавив в них корреспондентов.
Учет подписания
«1С:Документооборот» позволяет вести учет подписания договоров, фиксируя сам факт их подписания всеми сторонами. Для ведения такого учета необходимо зайти в карточку вида документа и включить специальную настройку — «Вести учет сторон». Когда настройка установлена, в карточке договора начинает отображаться содержащая данные о сторонах таблица, в которой будет зафиксирован как сам факт подписания, так и его дата.
Подписание договора и его дату заполняет вручную ответственный за это сотрудник. Подписывающие стороны могут вместе со своей подписью добавить комментарий — для этого в таблице есть специальное поле. Вносить подпись не обязательно лично, например, за директора это может сделать его секретарь, но программа при этом автоматически будет указывать секретаря в поле, которое называется «Установил». Чтобы это поле отображалось в карточке договора, нужно выполнить соответствующие настройки.
«Изменить форму» — команда, с помощью которой в список документов можно добавить колонку, которая называется «Подписан всеми».
Наименование подписавшей стороны можно выбрать из списка, а сами значения списка можно указать в находящемся в разделе «Нормативно-справочная информация» специальном справочнике.
«Неподписанные внутренние документы» — находящийся в «Документах и файлах» отчет, с помощью которого можно анализировать неподписанные документы.
Связанные документы
Для того чтобы просмотреть служебную переписку, касающуюся договора, нужно использовать специальную команду «Переписка» — она есть на панели навигации в карточке документа.
Связи договора с другими относящимися к нему документами можно указывать в его карточке. Благодаря этому на закладке «Связи» в карточке документа будут видны дополнительные соглашения, накладные, акты и другие связанные документы.
При необходимости в «1С:Документооборот» установку связи для договора можно сделать обязательной, чтобы без указания связи документ нельзя было создать. Подобная настройка может понадобиться, например, для того чтобы дополнительные соглашения всегда были связаны с договорами поставок: при создании соглашения будет открываться список, из которого обязательно нужно будет выбрать подходящий договор поставки.
Автоматическая установка обязательной связи возможна только при совпадении двух условий: документ создается на основании другого внутреннего документа, и при этом между их видами настроена одна обязательная для установки связь.
Учет срока действия
«Учитывать срок действия» — это признак вида документа, который устанавливается автоматически вместе с флажком под названием «Является договором».
Сроки действия договоров можно менять как вручную, так и автоматически. Автоматическое изменение возможно при автоматическом же продлении договора, при его досрочном расторжении и при заключении дополнительных соглашений с измененными сроками.
Для изменения срока действия какого-либо договора в карточке нужно перейти на закладку, которая называется «Реквизиты». Продлить срок действия можно выбрав из нескольких значений: «не продлевается», «допускает продление» и «автоматическое продление».
В программе есть специальный отчет: «Договоры с истекающим сроком действия» — с его помощью можно просматривать список договоров, у которых скоро истечет срок действия.
Для пользователей, ответственных за работу с договорами, есть два специальных уведомления, которые помогут не забыть о сроках:
-
«Окончание срока действия документов»;
-
«Приближение окончания срока действия документов».
Сам реквизит под названием «Ответственный» можно сделать обязательным для заполнения при создании нового договора (или другого вида документа) — это поможет правильно настроить адресацию уведомлений.
Расторжение договоров
В карточке договора есть специальный реквизит под названием «Расторгнут» — он нужен для ведения учета договоров, которые были расторгнуты. Помимо самого факта расторжения, можно еще указать документ, которым произошло расторжение.
«Договоры» — отчет, который можно использовать для просмотра расторгнутых договоров.
Учет этапов обработки договора
«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет всех этапов работы с договорами, а именно их обработки. Например, можно указывать этапы, которые должен пройти какой-либо договор, отмечать как актуальный этап, так и те, которые предстоят.
При ведении такого учета в карточке договора появится закладка «Этапы».
Наши специалисты всегда готовы ответить на любые вопросы, касающиеся продуктов фирмы «1С». Заполните форму ниже, и мы свяжемся с вами.
Читайте также:
Остались вопросы?
