Практически все компании находятся в постоянном поиске путей и способов зарабатывания денег, и это действительно требует серьезной работы. Но проблемы нередко начинаются тогда, когда нужно это заработанное правильно потратить. Вернее, учесть все, что планируется потратить: на закупку материалов, на выплату заработной платы, на оплату командировочных расходов, покупку новой техники или оплату услуг сторонних подрядчиков. Именно для этого в программах 1С существует Казначейство — функциональная область, с помощью которой компания ежедневно/ежемесячно/ежегодно контролирует свои расходы. О том, как это работает и какие выгоды для компании несет, мы поговорили с ведущим специалистом «Гигабайт» по автоматизации блока Казначейство на базе 1С.
Что такое программа Казначейство в системах 1С?
Казначейство — это подсистема для управления денежными средствами. Один из ключевых объектов этой подсистемы — это заявка на расходование денежных средств. В рамках заявки контролируются лимиты расхода денежных средств. Период лимитирования может быть месячный, годовой, в зависимости от того, как компания организует свою работу.
Далее заявки согласовываются по определенным маршрутам, то есть, в типовой схеме заявка должна пройти какие-то этапы согласования. Например, инициатор создает заявку, ее согласовывает начальник отдела, финансовый отдел, бухгалтерия. Можно настроить уведомления пользователям на электронную почту о необходимости согласования заявки на оплату. После того, как заявка прошла все этапы согласования, она попадает в платежный календарь.
В платежном календаре создаются реестры на оплату. Заявки двигаются между датами, если возникают кассовые разрывы, с помощью платежного календаря проводятся какие-то операции: перемещения денежных средств, привлечение внешних, либо внутренних ресурсов, займы у внешний кредиторов или собственных юридических лиц. И в итоге в платежном календаре создается реестр на оплату. Он также может пройти маршрут согласования, либо может быть автоматически утвержден.
Кому нужна автоматизация Казначейства на базе 1С?
Это достаточно большая функциональная область. И в том виде, в каком она есть, к примеру, в 1С:Управление холдингом, она необходима тем, кому нужен платежный календарь — это инструмент, с помощью которого, как я уже говорила, контролируются кассовые разрывы и формируется реестр платежей на день.
В принципе, в каком-то виде отслеживание расходов денежных средств ведется практически в каждой компании. Чаще в Excel-таблицах создается платежный календарь, а заявки согласовываются путем хождения по кабинетам. Бухгалтер на основании согласованной заявки, создает платежное поручение.
У одного из наших клиентов, были доработки, реализованные в 1С:Управление производственным предприятием (1С:УПП), но согласование все равно было на бумаге. И когда согласованную заявку приносили бухгалтеру, она формировала платежное поручение уже в системе и отправляла его в клиент-банк.
Еще один заказчик работал с блоком Бюджетирование в 1С:Консолидации, потом данные выгружали в 1С:УПП, как лимиты по статьям ДДС (Движения денежных средств). Там формировали документ-заявку, распечатывали и согласовывали бумажный вариант, затем после согласования, подтверждали заявку в 1С:УПП и формировали реестр на оплату, куда вручную собирались согласованные заявки. В момент согласования заявки на оплату, ее вносили в специальный Excel-файл, где были вписаны лимиты.
То есть, как мы видим, процесс учета расходования денежных средств может быть довольно затратным и сложным, с помощью автоматизации программы Казначейство на базе 1С все это происходит намного быстрее, слаженнее, эффективнее.
В каких продуктах 1С есть программа Казначейство? Чем эти отличаются?
Казначейство есть в 1С: Управление торговлей (отсутствует подсистема бюджетирования, поэтому лимиты там вводятся в специальный документ), есть в 1C: ERP и 1С:Комплексная автоматизация 2 (в этих конфигурациях подсистемы одинаковые, лимиты могут вводиться как через подсистему бюджетирования, так и в специальный документ), есть в 1С:Управление холдингом (1С:УХ) и 1С:ERP.УХ (здесь самый мощный функционал).
Разницу можно рассмотреть между блоком Казначейство в 1С:ERP и 1С:Управление холдингом. Первое — это отличие в установке лимитов. В 1С:УХ они настраиваются более гибко, есть функционал для изменения лимитов внутри периода. Здесь есть специальные документы, с помощью которых изменяется лимит, например, между статьями, ЦФО, периодами. Это в 1С:УХ автоматизировано, а в 1С:ERP нет.
Второе — возможности согласования заявки по маршруту. В 1С:ERP нет этого функционала, но его можно реализовать через интеграцию с 1С:Документооборотом. И уже там настроить цепочку согласований.
Третье — Платежный календарь. В 1С:ERP он, конечно, есть, но в нем гораздо меньше функций. В программе Казначейство 1С:УХ можно реализовать привлечение денежных средств, размещение денежных средств, чтобы закрыть кассовый разрыв, например.
Очень полезна функция «Сохранение версий». С помощью нее можно смоделировать несколько сценариев привлечения денежных средств и сравнить их. Например, что будет, если мы возьмем кредит в банке, что будет, если мы переместим денежные средства между статьями, что будет, если мы продадим валюту. Эти версии можно проанализировать в краткосрочной и долгосрочной перспективе, и затем выбрав какую-то одну, сохранить ее, тогда создадутся все нужные документы, реализующие выбранную модель.
Кстати, в Казначействе на базе 1С есть еще интересная возможность, связанная с привлечением денежных средств. Например, можно внести кредитные договора, прописать условия, и тогда можно будет сравнивать выгодность того или иного предложения в контексте финансовой политики предприятия.
Четвертое — Реестр платежей (перечень заявок на текущий день). В 1С:ERP такого понятия нет. Документ «Реестр платежей» есть только в 1С:УХ. Правда, в 1С:ERP можно сформировать отчет с датой платежа на текущую день, который, по сути, и будет таким же реестром.
В 1С:УХ «Реестр платежей» — это отдельный документ, который может, например, пройти свою цепочку согласований. И, как правило, для крупных предприятий эта возможность активно используется. То есть заявка может быть предварительно быть одобрена, но при утверждении конкретного реестра платежей может быть отклонена, исходя из финансовой ситуации на текущий день.
Какие функции, в первую очередь, интересуют пользователей в программе Казначейство?
Как правило, это переход согласования заявок на оплату с бумажного документооборота на электронный, автоматический контроль заявок на лимиты по статьям и аналитикам и, конечно же, платежный календарь.
Как связаны подсистемы Бюджетирование и Казначейство в 1С системах?
В подсистеме Бюджетирование есть отчет — Бюджет доходов и расходов. Как правило, на основании его настраивается формирование другого отчета — Бюджета движения денежных средств (где добавляется НДС, данные о графиках оплат поставщикам и пр.), который, в свою очередь, уже применяется для формирования лимитов по статьям ДДС. В момент проведения заявки система обращается в этот бюджет и анализирует, входит заявка в лимит или не входит, если входит, то запускается процесс согласования заявки и денежные средства выделяются.
Как правило, автоматизация Казначейства на базе 1С следует за внедрением Бюджетирования, но бывает и иначе. Все зависит от пожеланий заказчика. Если в системе учета используется только Казначейство, тогда показатели БДДС нужно вводить вручную (или загрузкой готовых цифр из файла).
Какие выгоды ощущают компании от автоматизации Казначейства на базе 1С?
Во-первых, это существенное сокращение трудозатрат за счет автоматического контроля по лимитам, более оперативное согласование заявок, возможность отслеживания статуса оплаты заявки.
Во-вторых, это отслеживание кассовых разрывов. Ну и, в целом, инструменты программы Казначейство в 1С помогают более четко следить за расходами предприятия, более гибко реализовывать расходование средств на те или иные нужды, переводить свободные средства на депозиты. Автоматизация Казначейства на базе 1С в большинстве случаев помогает компаниям сократить расходы, именно за счет их более качественного контроля.
Читайте также:
Похожие проекты
Остались вопросы?
