Подход к разработке при автоматизации КПЭ в 1С:ERP

Для того чтобы компания была более эффективной необходимо не только оценивать результаты ее работы по данным итоговой отчетности, но и отслеживать динамику и управлять факторами, которые повлияли на полученный результат. 

Компании, как правило, делятся на два типа — те, кто живет сегодняшним днем, или используют реактивный тип управления. Основная идея данного типа — «тушение пожаров» или реакция на постоянные изменения окружающей среды. При таком стиле управления главная цель накопить побольше ресурсов, чтобы было легче пережить неблагоприятные условия. В таком случае обстоятельства управляют предприятием. 

Противоположной тип управления — активный. В таком типе управления у компании появляются цели, она отчетливо представляет свое будущее и планирует его. Все действия и ресурсы в этом случае направлены на достижение сформированного образа будущего. Свои представления о будущем компания формирует в виде взаимосвязанных целей, что делает его более понятным и четким. Взаимосвязанные цели образуют систему показателей или называются общепринятым термином «Система ключевых показателей».

Конечно же активный тип управления более эффективен и в этом таким компаниям помогает разработанная с учетом ее особенностей система ключевых показателей эффективности (далее — КПЭ или KPI). 

В процессе выполнения проектов по автоматизации КПЭ выявляются следующие тенденции. На старте проекта внедрения КПЭ разные подразделения предприятия формируют огромное множество разрозненных показателей, которые не связаны между собой в единую систему, при этом часто показатели могут противоречить друг другу. Или, например, установлены цели высшего уровня для руководителей, например, максимизация чистой прибыли, но эта цель не декомпозирована и не доведена до сотрудников компании. 

Поэтому грамотный подход к разработке показателей является ключевым. Рассмотрим на какие моменты важно обращать внимание при разработке.

Система KPI позволяет оценить достижение целей как отдельных сотрудников, так и организации в целом. Поэтому важное значение имеет выбор целевого показателя для компании. Для компании определяется цель, которая должна быть одна, а все остальные цели должны способствовать ее достижению. Все цели должны быть измеримыми, а измерения достижения цели производится с помощью показателей. Например, цель — увеличить объем продаж, это просто результат, который необходимо получить, а показатель — это числовое выражение цели, например, повысить выручку от продаж на 20% или на 10 млн. руб. Поэтому достижение целей оценивается через достижение ее показателя.

Если на предприятии всем сотрудникам установить цели и связать их воедино, то в результате получится целевая воронка. Конечный результат является интегральным или итоговым, это значит, что он собирает все факторы воедино.

Установленные целевые значения должны делать компанию наиболее эффективной. А чтобы оценить эффективность нужно оценить расход ресурсов и достижение результата. То как расходуются ресурсы в компании можно оценить через контроль бюджета. Бюджет показывает финансовое состояние предприятия, но не показывает достигнуты ли цели компании. Бюджет может быть потрачен, но цели (например, выполнить проект, работу) не достигнуты. Именно для оценки достижения результата используется целевая воронка (воронка управления результатом, дерево факторов).

Целевая воронка позволяет ответить на вопрос, что же влияет на результат. А на величину результата влияют разного рода факторы. Например, на величину прибыли торгового предприятия влияют факторы валовой прибыли и объема накладных расходов. На объем валовой прибыли влияют показатели выручки и себестоимости продаж. На показатель выручки влияют объемы продаж и цены, установленные по разным категориям товаров и т.д. Факторы связаны между собой причинно-следственными связями. И часть факторов являются результирующими, а часть опережающими. 

Результирующий показатель — это показатель какой-то суммы, итога действий. Опережающий показатель — это сами действия, которые привели к такому итогу. Опережающие показатели возникают ранее, чем результирующие. Результирующие показатели позволяют оценить величину полученного результата, но если результат не устроит, то будет уже слишком поздно, чтобы предпринять какие-то действия по его корректировке. Поэтому важную роль имеют опережающие показатели, которые позволяют оценить ситуацию раньше и предпринять соответствующие корректирующие мероприятия. Например, на величину выручки от продаж будет влиять количество звонков клиентам и выставленных коммерческих предложений.

Как правило при разработке дерева KPI сначала декомпозируются финансовые показатели, и далее наступает момент, когда они переходят в нефинансовые показатели, а это и есть показатели результатов действий отдельных людей. 

Обычно реализация проекта по КПЭ разделяется на два этапа: 

1. Методологический этап — разработка и регламентация КПЭ и алгоритмов их расчета;

2. Этап автоматизации — настройка сбора, расчета и отчетности по KPI, вывод наиболее значимых показателей в наглядном виде через монитор целевых показателей.  

Методологический этап включает в себя следующие работы:

1. Выбор целевого показателя;

2. Составление факторной модели;

3. Составление экономической модели;

4. Определение источников данных и ответственных за ввод плановых и фактических значений;

5. Настройка и автоматизация процессов сбора и анализа КПЭ в программном продукте.

Информационная система в которой осуществляется автоматизация KPI должна обеспечивать выполнение следующих условий:

1. Загрузка данных из различных программных продуктов используемых в организации;

2. Хранение логики расчета показателей и самих данных;

3. Позволять вводить плановые и фактические данные вручную;

4. Производить расчет одних показателей на основании других и выводить эту информацию в виде отчетов;

5. Выводить наглядную информацию в виде графиков, диаграмм и других видов визуального представления данных.

Рассмотрим основные шаги проекта по автоматизации КПЭ более подробно.

Перед началом проекта стоит провести анализ текущей ситуации и оценить показатели, которые уже разработаны в компании и их автоматизацию на текущий момент.

На первом шаге определяется интегральный результат компании в виде цели, по результату выполнения которого будем оценивать результативность работы руководителей. От выбора цели зависит то каким будет дерево целей (КПЭ). 

На втором шаге составляется факторная модель (структура дерева целей) влияющих на получение интегрального результата. Факторная модель составляется в виде дерева связи внутри которого могут быть определены формулами, а могут и не иметь математической зависимости. Главной задачей данного этапа является выход на опережающие показатели, которые могут иметь натуральное выражение и являются показателем результата работы конкретного исполнителя.

На третьем шаге составляется экономическая модель KPI. Экономическая модель представляет собой математическую модель взаимосвязи между ключевыми показателями эффективности через формулы. С помощью экономической модели проверяется расчет интегрального результата по огромной формуле, которая связывает показатели между собой до самого нижнего уровня. После того как экономическая модель будет создана необходимо ее проверить на правильность сформированных связей через установку значений, которые уже известны.

На четвертом шаге определяются источники данных, где хранятся показатели. В компании может быть большое количество источников получения информации о показателях, вплоть до бумажных. Из таких разрозненных источников данные должны быть сведены в единую информационную базу, чтобы иметь возможность производить необходимые расчеты и выводить их в требуемом виде для разного уровня пользователей.

Если у показателя нет места хранения, то есть они не собирались ранее, нужно продумать место сбора этих данных, а для этого либо использовать механизмы существующей информационной базы, либо выполнить доработку, либо внедрить новую информационную систему.

Также для каждого показателя определяются ответственные за ввод плановых и фактических значений. На этом заканчивается методологический этап проектирования системы КПЭ и далее можно переходить к настройке и автоматизации.

Здесь большое значение имеет выбор информационной системы для автоматизации. Информационная система должна обеспечивать возможность сбора, расчета и формирования отчетности по KPI, и позволять не только хранить показатели, но и иметь возможность их расшифровки до первичных документов.

В системе 1С:ERP для визуального представления информации используется функциональность «Монитор целевых показателей». 

С помощью данной функциональности осуществляется автоматизация иерархической модели показателей, их расшифровка для аналитики и большие возможности по визуализации, что позволяет выводить показатели на рабочий стол руководителей и сотрудников. Внешний вид панели можно настроить под требования конкретного пользователя и выводить данные в виде графиков, диаграмм, таблиц.

Ключевые показатели задаются в виде иерархической структуры в которой показатели связаны между собой через варианты анализа. Для каждого целевого показателя может быть указано неограниченное количество вариантов анализа. 

При создании новой базы в качестве основного варианта анализа целевых показателей автоматически загружается поставляемая модель показателей.

Каждый руководитель должен видеть в свои результирующие и опережающие показатели. Для этого из всего перечня показателей нужно выбрать именно их и представить их на его рабочем столе определенным образом.

После настройки и запуска сбора, расчета и отчетности ключевых показателей в системе 1С:ERP появляются возможности:

• оперативного управления деятельностью;

• получения опережающих показателей для своевременного реагирования изменения;

• оценки результатов деятельности подразделений, руководителей, персонала;

• поиска точек дальнейшего роста эффективности организации в целом.

Несмотря на то, что внедрение системы КПЭ на предприятии — это довольно сложная и продолжительная работа (можно даже назвать выполнение такой задачи отдельным проектом), результат окупит понесенные издержки и эффект от внедрения такой системы ощутим. Оценивая результаты достижения KPI руководство компании делает выводы о достижении поставленных целей. Используя систему КПЭ руководители разных уровней управления могут оперативно реагировать на изменения внутренней и внешней среды и вовремя принимать управленческие решения. Выстроенная система KPI является основой для построения системы мотивации персонала. Руководителям и сотрудникам компании становится наглядно понятно какие именно действия необходимо предпринять чтобы и их старания оценили по достоинству, и компания развивалась.