Практически все изменения, которые касаются перехода с чего-то привычного и давно используемого к чему-то новому и неизвестному, даются всем нам с трудом. Что уж говорить о смене учетной системы, на которой завязаны все важнейших бизнес-процессы предприятия. Это и правда, серьезный стресс не только для сотрудников, но и для компании в целом. О том, что нужно учесть при переходе с одной учетной системы 1С на другую, когда это лучше делать, и как выстроить работу персонала, мы рассказали в нашей статье.
Переход с 1С:Предприятие 7.7 на новую платформу 1С:Предприятие 8.3
Как правило, когда речь заходит о «переходе на 1С», под этим подразумевается смена устаревшего программного продукта новым, например, программ на базе 1С:Предприятие 7.7 решениями на платформе 1С:Предприятие 8 (актуальный релиз 8.3). В этой связи бизнес решает для себя несколько вопросов: куда переходить, когда переходить и что для этого перехода нужно.
Ответить на первый вопрос предприниматель может и сам, исходя из потребностей бизнеса. Это может быть переход с 1С:Бухгалтерии 7.7 на новую конфигурацию на платформе 1С:Предприятие 8, если формат и размер бизнеса не изменился, или же внедрение на предприятии комплексной системы учета вроде 1С:Комплексная автоматизация 2 или 1С:ERP. А вот вопросы «когда переходить» и «что для этого нужно», обычно, достаются 1С-специалистам.
«Предполагается, что мы переходим на 1С с чего-то. Это что-то может быть 1С другого поколения, например, доработанная программа 1С:Предприятие 7.7, с которой мы переходим на 1С:ERP. Либо продукт, предназначенный для других целей, например, 1С: Бухгалтерия 8, с которой мы переходим на Комплексную автоматизацию, чтобы дать возможность работать в системе менеджерам по закупкам, продажам, кладовщикам. От того, какие цели заказчик преследует, меняя программное обеспечение, зависят и сроки перехода, и его сложность», - рассказывают эксперты «Гигабайт».
Случается, что с переходом с одной программы на другую, более расширенную, имеющую «продвинутый» функционал, предприятие меняет/добавляет некоторые бизнес-процессы, ведь новая автоматизированная система может больше. То есть переход с 1С:Бухгалтерии на платформе 1С:Предприятие 7.7 на 1С:ERP — это не просто смена или обновление программы, а внедрение полноценной комплексной системы учета, определенный шаг в развитии самого бизнеса.
Переход на новую 1С с регламентированной отчетностью
Но вернемся к срокам. Отвечая на вопрос «когда», наши специалисты говорят, что, если в программе учета ведется регламентированная отчетность, то идеальное время для перехода — начало календарного года. Все дело в том, что бухгалтерский и налоговый учет ведется нарастающим итогом с начала года, и чтобы начать работать в новой программе с января достаточно корректно перенести всю нормативно-справочную информацию и заполнить остатки на конец периода.
«Чтобы сдать отчетность нужно закрыть год. Поэтому мы предпочитаем, делать переход на новую 1С с января. Но работы по переходу надо начинать минимум за несколько месяцев, а иногда за несколько лет, если планируется действительно крупное внедрение», - поясняют наши специалисты.
В данном случае речь идет не столько о бухгалтерской программе, сколько о корпоративных продуктах, где планируется вести регламентированную отчётность: 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:ERP, 1С:Управление холдингом и пр.
Но если говорит только об 1С:Бухгалтерии, то наши консультанты рекомендуют начинать работу по подготовке перехода на новый программный продукт 1С минимум с августа-сентября.
«Это не значит, что потребуются сотни часов работы для подготовки, чаще всего обходится более разумными временными затратами, но, если вдруг выявятся какие-то проблемы, желательно, чтобы был какой-то резерв по времени для их устранения», - объясняют в «Гигабайт».
Переход на 1С 8.3 в середине года
Случается, что компании планируют переход на новую программу 1С 8.3 в течение календарного года. Причины могут быть разными: желание быстрее перейти на новое ПО, получить новые возможность в программе учета или острая необходимость в связи с требованиями законодательства, например, обязательный обмен данными с онлайн-кассами, который устаревшие версии программы могут не поддерживать. Но здесь возникает ряд сложностей.
В первую очередь, это связано с тем, что часть регламентированных отчетов, как мы уже упоминали, формируется нарастающим итогом. То есть, чтобы их корректно сдать, сотрудникам бухгалтерии придется фактически вручную собирать отчетность из старой программы, из новой и где-то и как-то их соотносить. А объем такой работы может быть довольно значительным.
Кроме того, хотя бухгалтерский учет и обязан быть оперативным, то есть документы должны вовремя создаваться, регистрироваться, закрываться и пр., но в реальности все происходит не совсем так. То оригинал «первички» где-то пропал, то документ неправильно оформили и его пришлось вернуть на переделку, то счета за услуги поступили со значительным опозданием, то еще что-то. Такие моменты тоже усложняют процесс смены учетной системы.
Иногда у клиентов возникают идеи, а давайте мы перейдем на 1С 8.3 в середине года, но документы за первое полугодие перенесем. Технически это, возможно, говорят специалисты «Гигабайт», но на практике очень мало клиентов, которые все-таки это реализуют. Почему?
Дело в том, что системы все разные и, если речь идет даже про формальный перенос базы, например, из Бухгалтерии на платформе 1С:Предприятие 7.7 в Бухгалтерию 8, то даже без доработанных документов, перенос которых требует серьезного вникания в нюансы учета, или ручных операций, в которых тоже нужно детально разбираться, стандартное «перепроведение» документов, даст «не ту картину».
«Проводки, остатки поползут практически точно. Пусть даже не сильно, на копейки, на рубль, на тысячи рублей, но картина будет другая, - отмечают специалисты. - И по ранее сданной отчетности надо будет сдавать «уточненки», а процесс это длительный».
Есть и техническая составляющая, требуется потратить не час, и не два, чтобы все корректно перенеслось, а далее идут работы по сверке. То есть такого, чтобы нажать большую зеленую кнопку, и получить идеальную базу, не бывает.
«Нужно соотнести объем и стоимость работ. Можно потратить много времени технических специалистов на настройку корректного переноса данных, а это может быть очень дорого, или свести подготовительный этап к необходимому минимуму, отметив ключевые показатели, затем перенести данные и провести проверку силами технических специалистов и сотрудников бухгалтерии заказчика — это будет дешевле. Но стоит понимать, что даже в этом случае, времени и сил потребуется немало», - объясняют наши эксперты.
Когда мы проводим экспресс-обследование по обращению заказчика и затем обсуждаем перспективы перехода на 1С: Предприятие 8.3, многие принимают решение, просто исходя из экономической целесообразности, оставить переход на начало года, а пока заняться тщательной подготовкой.
Если желание сменить 1С в течение года у предпринимателя все-таки сильно, то специалисты «Гигабайт» рекомендуют переходит хотя бы с начала квартала.
Переход на новую 1С с управленческой отчетностью
Есть компании, в которых помимо уже описанных нюансов переноса данных по регламентированной отчетности, могут возникать проблемы с переносом информации по управленческому учету. Такое случается, если в компании делают годовые бюджеты.
«В этом случае переход в середине года подразумевает, что имеющиеся данные мы либо оставляем в действующей системе и потом собираем необходимую отчетность в старой 1С. Либо всю информацию переносим в новую 1С для того, чтобы эти отчеты сформировать», - комментируют ситуацию наши программисты.
Переход на другие программы 1С
Если говорить про переход на программы 1С, не связанные с регламентированным учетом, например, 1С:Торговля и склад 7.7 на 1С:Управление торговлей 8 (1С:УТ). То переход, по большому счету, можно реализовывать практически с любой даты, но желательно все-таки с начала квартала, или хотя бы месяца.
Если говорить о плюсах перехода на продукты без регламентированной отчетности, то первый, это, конечно, отсутствие жесткой привязки к началу года. Среди минусов — все тот же: учетная программа, как правило, все-таки как-то связана с бухгалтерским учетом, а значит, переходить с 1С:Торговля и склад на новые релизы 1С:УТ тоже надо аккуратно.
«Нужно настроить обмен так, чтобы старые данные «не затереть», чтобы не получилось, что что-то поменяли и данные бухгалтерии исказились. Такое бывает, когда переносом занимаются не очень опытные специалисты», - отмечают в «Гигабайте».
Но все же такие переходы есть, и они более частые, чем с программами бухгалтерского учета.
«В любом случае, надо оценивать риски. Всегда нужен предварительный анализ. Сначала смотрим, оцениваем, затем принимаем решение, - говорят наши специалисты. – И дело здесь даже не в том, сможем мы или не сможем провести переход на новую 1С, наши программисты могут практически все. Вопрос насколько это целесообразно. Стоит это делать именно сейчас или нет».
Что нужно для перехода на 1С:Предприятие 8.3
С вопросом «когда» в целом разобрались, теперь поговорим о том, что нужно делать, чтобы переход с одной программы 1С на другую прошел как можно более безболезненно.
Важно понимать, что переход на новый продукт 1С, это совместная работа сотрудников компании и специалистов по 1С. Первые должны подробно рассказать о действующей ситуации в компании, о том, как ведется учет, какие инструменты используются, каких возможностей не хватает и прочее. А специалисты 1С должны предложить оптимальный вариант настройки системы, чтобы сократить сроки внедрения, учесть пожелания заказчика и правильно отразить имеющиеся бизнес-процессы.
Переход на новый продукт 1С — это серьезный стресс для сотрудников компании-заказчика, ведь им помимо выполнения текущих должностных обязанностей, нужно уделить время 1С-специалистам и освоению работы в новой программе. Именно поэтому руководителю компании возможно стоит подумать о мотивации персонала в связи со сменой учетной системы.
Особенно высокая занятость сотрудников компании, особенно бухгалтеров, предполагается в случае смены продукта 1С в течение календарного года, ведь им, по сути, придется работать в два раза больше, ведя учет и в новой, и в прежней 1С.
В заключении стоит сказать, что переход на новую учетную систему 1С — это важный шаг для бизнеса. Более совершенная, имеющая расширенный функционал и специальные возможности программа 1С, несомненно, даст хорошую фору для развития компании, позволит по-новому оценить многие процессы, высвободит время сотрудников, потраченное на сбор данных вручную и пр. Но процесс внедрения новой программы должен быть осознанным и вдумчивым. Это хороший шанс взглянуть на бизнес со стороны.
А чтобы сделать переход на новую 1С менее драматичным, нужны грамотные 1С-специалисты: консультанты и программисты. Они помогут поставить правильные задачи, соотнести их со сроками и добиться желаемого результата.
Читайте также:
Остались вопросы?
