Есть склад, и у склада есть проблемы. Инвентаризации выявляют товар, который «якобы продан», но еще не может быть отгружен. Менеджеры продаж не видят реальные остатки, поэтому отправляют некорректные заказы на склад. Сотрудники последнего вынуждены по каждому неоднозначному случаю звонить в офис, и лично пояснять чего нет, что есть, когда и в каком виде то, что есть может быть отгружено. При этом компания пытается поддерживать высокий уровень сервиса, гарантируя отгрузку заказа за 30 минут, что таки удается выполнять, правда, в результате бизнес сталкивается с пересортицей и резервированием большого объема товаров, а ведь это деньги, которые можно было бы пустить в оборот.
Именно с такой ситуацией столкнулись специалисты «Гигабайт», когда пришли на одно из крупных торгово-производственных предприятий Новосибирска, обратившееся за решением ряда прикладных задач, связанных со складским учетом в 1С.
Остатки, пересортица товара на складе и другие проблемы с 1С
Сложности по складскому учету в 1С, в первую очередь, касались коммуникации и мотивации менеджеров продаж и сотрудников склада.
Во-первых, между отделами не было четкого разграничения полномочий, поэтому заказы, с которыми что-то было не так (на складе не было требуемого товара или его было недостаточно, товар был, но был обещан уже другому клиенту, хотя оплата за него еще не поступила и пр.) подвисали, забывались, а иногда и терялись, и виноватого найти было практически невозможно. Общение осуществлялась в основном по телефону, а такие переговоры типа «я ему говорил, или ты мне не напоминал» к делу, как известно, не пришьешь.
Во-вторых, так как менеджеры получают премию «от продаж», а персонал склада «от выполненной работы по сборке/раскладке товаров»; первым выгоднее, чтобы отгрузок товара со склада 1С (даже не оплаченных) было больше, а вторым – чтобы больше было фактических отгрузок и меньше непонятных остатков и пересортицы. Но работники склада нередко тратили слишком много времени на выяснение реальных задач по отгрузкам, что не давало им возможности больше отгружать, а значит – зарабатывать. Кроме того, очевидно, что излишняя суета вокруг сборки заказов дает больший процент ошибок с обеих сторон.
В-третьих, частичная инвентаризация огромных складских площадей – отдельная песня, ведь при такой схеме учета с первого взгляда непонятно: какой товар в ячейках «еще лежит, но уже забронирован», а какой – свободен; непонятно из-за чьих конкретно ошибок (менеджеров или работников склада) возникают пересортицы товара, что в 1С может быть не видно.
В системе учета для обработки заявки от клиента заводился документ-реализация, в котором как-то отмечалась отгрузка товара со склада 1С, но менеджерам постоянно приходилось делать свои пометки (уже вне системы), чтобы как-то обозначить нестандартные условия сделки.
Осложняло ситуацию то, что компания работала в таком режиме уже давно. Действующую систему учета периодически пытались модернизировать локальными доработками, которые довольно быстро переставали давать положительный эффект для бизнеса, зато усложняли работу следующим разработчикам, пытавшимся преодолеть очередной блок проблем.
Складской учет в 1С:УТ 11
Проведя обследование, наши специалисты вынесли свой вердикт — морально и технологически устаревшую платформу «1С:Предприятие 7.7», которая уже не обеспечивала, да и не могла обеспечить, потребности компании, следовало заменить на современную «1С:Предприятие 8», а для решения насущных задач по складскому учету рекомендовалось воспользоваться актуальной 11-ой версией конфигурации «Управление торговлей» (1С:УТ 11.4). Руководство изменения одобрило, и работа закипела.
Типовой функционал 1С:УТ 11 (в который входит складской учет) позволил создать понятные рабочие места в системе для менеджеров продаж и работников склада. Теперь по созданному заказу менеджер получал уведомления о том, что пора бы сформировать накладную или счет-фактуру, поставить задачу складу, или закрыть завершенную сделку.
Также в системе появилась возможность создать резерв товаров, и менеджерам теперь не приходилось придумывать изощренные способы придержать пару дополнительных коробок для ценного клиента.
Для упорядочивания внутренней коммуникации между отделом продаж и складом и четкого разграничения зон ответственности, разработчики «Гигабайт» предложили использовать цепочку из трех документов, в которых бы фиксировался текущий статус товара. Так, в системе были настроены:
-
Заказ клиента, находящийся в зоне ответственности менеджера
-
Складской ордер, находящийся в зоне ответственности сотрудника склада
-
Документ реализации, находящийся в зоне ответственности менеджера
Суть нововведения была в том, что теперь появилась возможность соотнести все три документа, даже если они оперируют разными данными.
К примеру, менеджеру поступила заявка от клиента на сумму 1 млн рублей, из имеющихся на складе товаров он сформировал заказ на 200 тыс. рублей, а кладовщик упаковал их в две отправки по 100 тыс. рублей, теперь эти цифры фигурируют в складском ордере в учете 1С. Документ реализации с суммой в 200 тыс. рублей отправлен клиенту на оплату. Заявка на оставшуюся сумму осталась в системе до прихода товара.
Теперь при бронировании товара, складской ордер (по клиентскому заказу) создавался автоматически, и когда он попадал в работу, менеджер уже не мог его изменить, не уведомив склад, таким образом зона ответственности оказалась четко разделена. Оба специалиста стали получать взаимные уведомления о том, что заказал клиент, и что фактически собирается к отгрузке товара со склада 1С.
Кроме того, менеджеры получили возможность видеть в одном месте заказы клиентов, которые ждут прихода товара. И как только ожидаемый товар поступал на склад, заказы в листе ожидания получали статус «к обеспечению», и могли быть отправлены для отработки сотрудникам склада.
Кстати, в целях экономии сотрудниками склада пришлось в некоторой степени «пожертвовать». Модуль адресного хранения товаров на складе в 1С: УТ 11.4 никак не был использован, так как на предприятии решили оставить когда-то написанную программу для склада, к которой все уже привыкли. Так что кладовщики получили рабочее место в 1С-системе, где стали вести складской учет и сохранили рабочее место в прежнем ПО. Для синхронизации данных по остаткам наши специалисты настроили шлюз по передаче данных между самописной программой и 1С.
Правильная инвентаризация в 1С: УТ 11
В результате предпринятых действий проще стало работать и менеджерам, которые следили за актуальностью ассортимента в розничных точках. Если до внедрения 1С:УТ 11, им приходилось вручную проводить инвентаризацию, сличать отчеты о продажах (какой товар как быстро продается и пр.) с отчетом о фактических остатках в магазине, то теперь система подгружала все данные и выдавала список товаров рекомендуемых к отправке в магазин.
Благодаря ведению корректного складского учета в 1С:Управление торговлей 11 на платформе «1С:Предприятие 8», компания получила возможность интегрировать интернет-магазин на 1С-Битрикс с внутренним учетом.
Результат настройки правильного складского учета в 1С
-
По итогу компания решила проблемы с недостачей, затариванием, пересортицей. Складской учет в 1С:УТ 11 стал соответствовать фактическому наличию товара на складе.
-
Сотрудники компании получили удобный и понятный инструментарий для работы, а руководитель возможность оценивать эффективность работы каждого из них.
-
Упростилась работа по снабжению розничных точек.
-
Автоматизировано порядка 30 рабочих мест
В целом, работа над этим проектом показала, что затягивать с переходом на современную учетную систему не стоит. Чем дольше компания пытается усовершенствовать устаревшие программы складского учета 1С, тем сложнее и дороже оказывается последующий переход, тем больше процессов приходится менять и тем сложнее эти изменения. Кстати, работа с компанией продолжается — на повестке дня масштабирование системы на филиалы.
Читайте также:
Остались вопросы?
