«Сейчас только и разговоров, что о бюджетировании», - сказал бы один из героев известного европейского фильма, будь он специалистом по 1С. И действительно, планирование будущей деятельности предприятия, а именно это и называется бюджетированием, важный аспект ведения бизнеса. За настройкой бюджетирования в корпоративных системах 1С все чаще обращаются компании, которые уже погрузились в автоматизацию учета и хотят завершить этот процесс с максимальной выгодой. О том, как правильно внедрить бюджетирование и не выйти за рамки разумного мы расспросили ведущего консультанта по управлению финансами компании «Гигабайт».
Что такое бюджетирование в контексте жизнедеятельности предприятия? Какие задачи оно решает?
Когда даже начинающий предприниматель, пишет на тетрадном листке: покупка компьютера 30 тыс. рублей, аренда офиса 18 тыс. рублей, зарплата 100 тыс. рублей, предполагаемая выручка за месяц – 400 тыс. рублей, - по сути, он занимается бюджетированием. А именно, «процессом планирования будущей деятельности предприятия».
Цель бюджетирования — повысить эффективность работы предприятия. Под эффективностью понимается соотношение запланированного результата с расходами на его достижение. Роль планирования (бюджетирования) для бизнеса крайне важна. Потому как, если отсутствует бюджет, то компания работает в условиях неопределенности, и у менеджмента компании возникают вопросы, в каком направлении двигаться и какие управленческие решения принимать. Нужны какие-то ориентиры, а именно, важно понять, какой результат мы планируем получить, сколько ресурсов нужно потратить для получения желаемого результата, насколько мы по ходу движения отклоняемся от плана, за счет каких факторов, чтобы вовремя внести необходимые корректировки. Бюджетирование охватывает всю деятельность компании и позволяет управлять финансовым результатом через бюджеты.
То есть одной из задач системы управления финансами на предприятии является внедрение полноценной системы бюджетирования и ее автоматизация. В результате компания получает четкую картину текущей и будущей финансовой ситуации с точки зрения оценки трех важнейших показателей: прибыли, платежеспособности и стоимости компании.
Из опыта работы с компаниями разных сфер и отраслей можно сказать, что у всех бюджетирование находится на разном уровне автоматизации. Наиболее популярное и широко распространенное, но менее эффективное средство автоматизации планирования и контроля бюджетов - MS Excel.
Такой способ автоматизации используется в компаниях, которые недавно образованы или имеют небольшой объем операций. Но с ростом и развитием это может быть сдерживающим фактором. Компании, которые более продвинулись в плане автоматизации, используют для целей бюджетирования специально предназначенных для этого программные продукты, в том числе типовые возможности 1С.
В каких именно системах 1С есть этот функционал?
Реализовать задачи автоматизации бюджетирования и управленческого учета можно используя типовой функционал в следующих продуктах 1С:
-
1С:Комплексная автоматизация 2 (1С:КА 2)
-
1С:ERP Управление предприятием 2 (1С:ERP 2)
-
1С:Управление холдингом (1С:УХ)
-
1С:ERP.Управление холдингом (1С:ERP.УХ)
Функционал подсистем Бюджетирование в продуктах 1С:УХ и 1С:ERP.УХ существенно отличается от функционала, реализованного в 1С:ERP 2 и 1С:КА 2. Различия касаются возможностей интеграции с другими подсистемами, настройки бюджетной модели, процессов подготовки и согласования отчетности, правил получения фактических данных и расчета показателей. Но это большая и отдельная тема.
Каковы основные правила автоматизации бюджетирования в 1С:ERP 2.4, или другом решении 1С?
Прежде чем, переходить к этапу автоматизации необходимо выполнить подготовительную работу, которая заключается в оценке методологии систем бюджетирования и управленческого учета. В ходе оценки могут выявится проблемы, с которыми столкнется компания, и поэтому до настройки в программном продукте необходимо внести корректировки в существующую систему бюджетного управления «на бумаге». В этом случае мы не получим автоматизированный хаос и не будем тратить ресурсы на его устранение в процессе или после завершения проекта.
Поэтому до начала автоматизации важно понять, существует ли в компании финансовая структура и отвечает ли она требованиям руководства компании, в каком виде реализована бюджетная структура, из каких бюджетов она состоит, оценить перечень и структуру статей, процессы формирования бюджетов. Ведь, если в каком-то из этих звеньев есть проблемы, то они обязательно выявятся в ходе автоматизации. Быстро и корректно настроить бюджетирование в этом случае не получится. Это повлечет за собой срывы сроков и увеличение бюджета, в итоге получится долго и дорого.
Когда компании присылают мне свои Excel таблицы для обследования перед началом автоматизации бюджетирования в 1С:ERP 2.4 или другой системе, то сразу становится понятно можно ли их автоматизировать или нет, что именно потребует проработки.
В большинстве современных компаний методология бюджетирования не регламентирована. Знаниями о том, каким образом происходит этот процесс владеют отдельные сотрудники, на которых вся система и держится. Автоматизация всей бюджетной модели позволяет перенести эти знания в программный продукт и отчасти снизить зависимость от человеческого фактора. Поэтому важно не только автоматизировать систему бюджетирования, но и регламентировать этот процесс.
Автоматизация бюджетирования в 1С по сравнению с работой в Excel дает огромное количество преимуществ. Это и возможность гибкой настройки необходимых бюджетных отчетов в нужных аналитических разрезах, уменьшение времени сотрудников на их формирование, снижение количества ошибок ручной обработки данных, повышение контроля за расходами и выплатами компании, используя механизм лимитирования и т.д. Работая в Excel, мы во многом ограничены.
Как формулируют запросы предприниматели, которые обращаются за внедрением бюджетирования?
Основной запрос — это переход от Excel к автоматизированной системе. Компании в какой-то момент понимают, что вести бюджетирование и учет в Excel неудобно, очень трудозатратно и крайне неинформативно.
Также предприятия обращаются за помощью, когда сталкиваются с последствиями самостоятельного внедрения. Причины могут быть разные: недостаток знаний о программном продукте, недостаточная квалификация сотрудников, ошибки в методологии и пр.
Компании, которые внедрили автоматизированную систему бюджетирования часто сталкиваются с проблемами некачественной автоматизации. Например, за счет неоптимальной настройки бюджетной модели формирование бюджетов может занимать продолжительное время. Или, например, когда проблемы с НСИ в оперативном учете решаются в контуре Бюджетирования, через сопоставление данных, меппинг, настройку множества отборов и прочие механизмы, что утяжеляет настройку и усложняет дальнейшую проверку бюджетных отчетов.
Это довольно серьезная проблема. Мы можем разработать красивую методологию бюджетирования и управленческого учёта, подробно ее описать, а когда заглянем в базу, то поймем, что она требует наведения порядка. Поскольку оперативный и регламентированный учет живут по своим правилам, а управленческий учет по своим, и тут важно найти разумный компромисс между ними.
Взаимодействие контуров учета можно представить в форме пирамиды. Основанием пирамиды является оперативный учет, а вершиной - управленческий учет и бюджетирование. Насколько качественными и проработанным будет основание - оперативный учет, настолько достоверным, полным, прозрачным и оперативным будет управленческий учет.
Часто возникают ситуации, когда представители компаний говорят, что хотели бы настроить бюджетирование и управленческий учет, но при этом не вносить никаких изменений в оперативный учет. В этом случае мы предупреждаем компанию о возможных рисках.
Сколько занимает процесс внедрения бюджетирования?
Сказать сложно, так как компании разные, и задачи у них разные, и, соответственно, им требуется разный уровень автоматизации. Сроки определяются на этапе предпроектного обследования. Только после него можно понять в каком состоянии находится существующая система бюджетного управления, требует ли она доработки, какие задачи требуется решить в ходе автоматизации и какие ресурсы для этого потребуется. Но, если очень приблизительно, то внедрение бюджетной модели может занимать от нескольких месяцев до года.
Как часто клиенты интересуются автоматизацией бюджетирования в 1С:ERP 2.4 или другом решении 1С?
Довольно часто. Но тут важно понимать, что в первую очередь компании занимаются автоматизацией тех областей, без которых работа становится невозможной, например, управление производством, продажами, закупками и т.д. После решения этих задач наступает очередь повышения эффективности ведения бизнеса через автоматизацию бюджетного управления. Или, например, компании решают централизовать функции бюджетного управления в единой базе с интеграцией в нее всех необходимых показателей. Поэтому компании начинают интересоваться проектами по автоматизации бюджетирования в продуктах 1С: ERP 2, 1С: УХ и т.д.
Что дает внедрение бюджетирования в 1С опытными специалистами?
Опытный специалист, в контексте нашего разговора, это, прежде всего, тот, кто понимает суть бизнес-процессов, хорошо разбирается в методологии, знает функционал программного продукта и может самостоятельно выполнить настройку бюджетной модели.
Чем качественнее проведена работа по методологической подготовке, тем легче пройдет практический этап внедрения.
Результатом автоматизации бюджетирования и управленческого учета в 1С:ERP 2.4 или другом решении 1С для специалистов компании является снижение трудозатрат на подготовку отчетности и получение необходимой информации и, как следствие, высвобождение времени на выполнение других задач. Например, таких как анализ данных, на что часто у сотрудников экономических подразделений не хватает времени.
Внедрение бюджетирования опытной командой экспертов дает возможность и сотрудникам компании, вовлеченным в проект, повысить уровень своей компетенции. В ходе проекта они получают новые знания и практический опыт автоматизации бюджетной модели в программном продукте. В дальнейшем они могут самостоятельно вносить в бюджетную модель необходимые изменения.
Положительный эффект для руководителей состоит в получении более оперативной и достоверной информации с необходимой степенью детализации для принятия эффективных управленческих решений. Информация в автоматизированной системе опирается на данные учетных систем и является более достоверной, поскольку существует возможность проследить аудиторский след.
Владелец бизнеса в результате внедрения автоматизированной системы бюджетирования и управленческого учета получает возможность контролировать работу компании на каждом уровне управления за счет делегирования финансовой ответственности руководителям нижестоящих подразделений и контроля их деятельности через бюджеты. В результате появляется возможность оценки показателей их деятельности.
Какие советы вы могли бы дать компаниям, которые планируют реализовать автоматизацию бюджетирования и управленческого учета?
Автоматизация бюджетирования в 1С:ERP 2.4 или других системах 1С — это серьезный и ответственный шаг, полноценный проект, у которого должен быть руководитель и команда специалистов предметной области. Специалисты должны обладать необходимыми знаниями в области бюджетного управления и, что особенно важно, системным мышлением. Иначе весь процесс может превратится в «лоскутную автоматизацию» и решение отдельных «узких» задач руководителей разного уровня. Поэтому важно, особенно руководителю проекта, видеть систему целиком.
В случае невозможности по каким-то причинам выполнить самостоятельно работу по автоматизации лучше обратиться за консультацией к экспертам в этой области.
Читайте также:
Похожие проекты
Остались вопросы?
