«Чтобы правильно задать вопрос, нужно знать большую часть ответа», - писал Роберт Шекли в одном из рассказов. Как правило, наши специалисты, занимающиеся внедрением 1С:ERP, планируя встречу с представителями топ-менеджмента бизнеса, знают заранее, что у них спросить, и даже могут предположить, что те ответят (ведь внедрениями систем 1С корпоративного сегмента мы занимаемся более 15 лет). Но идея этой статьи — не составить шпаргалку для 1С-франчайзи, а дать представителям бизнеса возможность вникнуть в суть изменений, которые влечет за собой внедрение такой масштабной программы как 1С:ERP или другого корпоративного решения от 1С.
Наш небольшой опросник не стоит воспринимать буквально. И порядок вопросов, и формулировки могут быть весьма вариативны, кроме того, мы не стали вписывать довольно банальные пункты, например, «ваша сфера деятельности» и «количество сотрудников» (тем не менее эти вопросы весьма важны для проекта). В первую очередь, мы хотели обозначить те проблемные темы, которые вызывают наибольшие трудности и в переговорном процессе, и в ходе проекта внедрения 1С:ERP, и попытаться показать их важность.
1. Какие проблемы, связанные с деятельностью вашего предприятия, беспокоят вас больше всего?
Как правило, у заказчика есть какая-то боль, какая-то потребность. С этого все и начинается. Реализовать штрихкодирование на производстве, организовать складской учет, создать понятную систему составления заказов и обработки заявок и т.д., - любой из этих пунктов и еще сотня других может стать поводом, чтобы обратиться в компанию, занимающуюся внедрением IT-решений для бизнеса.
Бывает, что задачи ставятся более широко — повысить оборачиваемость, снизить себестоимость, избавиться от неликвида. А случается, что представители бизнеса сетуют, что вроде учетная программа есть, и денег в ее доработку вложили уже немало, но нет уверенности, что показатели, которые выдает программа на 100% достоверны. Значит надо искать причину. Проверять, тестировать.
Наши специалисты отмечают, чем больше будет сформированных потребностей, тем более предметным получится разговор, и тем более конкретное предложение компания-внедренец сможет сделать.
Правда, здесь стоит сделать одно замечание, что нередко озвученная проблема, по сути, таковой не является, а предстает скорее следствием какой-то ошибки в действующей системе учета. И в данном случае, важно эту ошибку найти, устранить, а новую систему настроить так, чтобы подобных ошибок не происходило.
Как правило, чем актуальнее проблема, тем наиболее заинтересован топ-менеджмент в ее решении. А значит диалог будет более конструктивным.
2. На какие сроки проекта внедрения 1C:ERP вы рассчитываете?
Вполне ожидаемо, когда компания-заказчик хочет получить результат не завтра, а вчера. Но ERP система — это точно не тот случай. Как правило, полноценный проект внедрения 1С:ERP с автоматизацией всех блоков для производственного предприятия в 200-300 работников — это 6000 человеко-часов, а говоря в календарном времени — год. И против этой статистики, наработанной за почти 5 лет внедрения 1С:ERP, при чем не только нами, а 1С-сообществом в целом, не попрешь.
И дело не только в том, что работа консультантов и разработчиков занимает какое-то время, сотрудники самого предприятия не смогут быстрее перестроиться, в подобном большом процессе всегда есть доля инерции. Кроме того, в переходный период нередко приходится вести параллельный учет в старой и новой программе, а это удвоение трудозатрат.
Есть и определенные этапы:
-
обследование,
-
моделирование,
-
составление технического задания,
-
разработка,
-
опытная эксплуатация,
-
промышленная эксплуатация.
Все они важны для успешной реализации проекта, и практически ни один из них не может быть упразднен.
Но это совсем не означает, что ранее, чем через год результата от проекта внедрения 1С:ERP увидеть не получится, как правило, первые решения наши заказчики могут протестировать уже через 3-4 месяца после начала работ. Но об этом в ответе на один из следующих вопросов.
3. Какие блоки вы планируете внедрить?
При внедрении такой масштабной программы, как 1С: ERP, важно обсудить, что конкретно заказчик хочет автоматизировать: бухгалтерию, кадровый учет, производство, работу склада, продажи или все вместе, а может быть ему еще нужно казначейство и бюджетирование. От того, какие именно подсистемы будут внедряться зависят и сроки работ, и их стоимость.
Случается, что при первом обращении заказчик говорит, что нужно, например, настроить только производственный учет и интеграцию с бухгалтерией. А уже затем, поняв какие выгоды несет, четкая автоматизация производственного процесса, возвращается за внедрение складского учета, закупок, продаж и пр.
С другой стороны, внедрение какого-то одного блока не всегда возможно, ведь предприятие как единый организм, и все в нем взаимосвязано. То есть при желании автоматизировать какой-то конкретный блок, нужно четко обозначить границы внедрения. Например, автоматизация бухгалтерского учета — это только налоговый и финансовый учет? Или еще расчет себестоимости? А управленческая аналитика? Важно, чтобы заказчик и подрядчик договорились «на берегу», что должно быть автоматизировано и в каких границах, иначе недоразумений не избежать.
4. Готовы ли вы к изменению устоявшихся процессов в ходе проекта внедрения 1С:ERP?
Это один из самых сложных вопросов, так как практически никто не любит менять привычки. Но иногда это необходимо. Например, при настройке подсистемы Бюджетирования порой приходится «перевернуть» всю систему учета, чтобы собрать действительно нужные и достоверные показатели, которые бы отобразили реальную картину доходов и расходов предприятия.
Наши специалисты отмечают, что очень многое зависит от настроя заказчика и его доверия компании-внедренцу. Случается, что топ-менеджеры настолько устали от неопределенности учета, что готовы все переделать, чтобы наконец-то «все сошлось», и даже интересуются у нашей проектной команды, как лучше изменить тот или иной процесс, чтобы стало продуктивнее и надежнее.
Но бывает, что запрос заказчика строится так «сделайте в новой системе, так же как было в старой», но это совершенно не конструктивно. Внедрение 1С:ERP — это отличный повод навести ревизию в бизнес-процессах, и сделать правильно.
5. Какую сумму вы закладываете на проект внедрения 1С:ERP?
А вот это самый сложный вопрос. Пожалуй, нет такой компании, которая «не постоит за ценой» проекта внедрения 1С:ERP. Все надеются сэкономить, оптимизировать, снизить затраты, и посыл этот в общем-то неплохой, главное не доводить до ситуации «скупой платит дважды».
Самое важное это понимать, что покупка «коробки» это наименьшая из трат. Наибольшие расходы — это непосредственно процесс внедрения, доработок, индивидуальных настроек, реализованных специально под нужды бизнеса.
Если говорить по существу то, как правило, на первой встрече озвучивается сумма равная 6000 человеко-часам (о которых мы писали в одном из предыдущих вопросов) умноженная на стоимость часа работы, установленную для комплексных внедрений. Более точная цена озвучивается по результатам обследования.
И конечно, надо понимать, что цена внедрения 1С:ERP напрямую зависит от масштаба предприятия. В некоторых случаях 6000 человеко-часов это только обследование.
6. Есть ли у вас кандидат на куратора проекта внедрения 1С: ERP? Какие права вы ему делегируете?
Этот вопрос является одним из ключевых для успешности проекта внедрения ERP- систем. Все наши специалисты в один голос заявляют, что нет особой разницы в том, какова сфера деятельности компании, отрасль, количество сотрудников или специфика учета, главное, кто будет руководить проектом внедрения на стороне заказчика.
Важно понимать, какие полномочия будут даны куратору проекта, сможет ли он реально влиять на ход процесса, обязывать сотрудников, даже находящихся выше него по должности, следовать протоколу внедрения, в указанные сроки давать обратную связь, мотивировать своих подчиненных на активную и вдумчивую работу в новой учетной системе и т.д.
Подробно о роли куратора проекта внедрения 1С:ERP мы рассказали в этой статье.
7. Кто войдет в команду проекта внедрения 1С:ERP?
В продолжение предыдущего пункта, возникает вполне резонный вопрос о команде проекта внедрения 1С:ERP, а именно, кто в нее войдет, и как будут выстроены отношения внутри команды. А также насколько спонсор проекта (владелец бизнеса или генеральный директор) готов участвовать в работе команды: будет ли он присутствовать на линейных совещаниях, или планирует посещать только итоговые встречи, где будут представляться результаты автоматизации конкретного блока и т.д.
Как правило, идеальная команда проекта/рабочая группа включает руководителей всех подразделений компании, которые непосредственно взаимодействуют с системой учета (то есть начальник планово-экономического отдела или ведущий специалист, которые непосредственно занимаются оперативной деятельностью, в рабочей группе могут быть полезнее, чем финансовый директор, работающий над стратегическими целями), а также технические специалисты, которые понимают структуру информационных систем предприятия, могут коммуницировать с компанией-внедренцем в рамках технологических задач.
8. Какой метод внедрения вы выберете?
Даже на первой встрече, когда заказчик, по сути, только знакомится с подрядчиком, возникает вопрос о методе внедрения 1С: ERP, так как это может повлиять и на сроки, и на стоимость внедрения.
Как правило, речь идет о выборе между двух методик: классической (последовательной, водопадной) и гибкой (параллельной, Agile). Чаще всего мы рекомендуем заказчикам использовать гибкую методологию, так как она позволяет быстрее получать видимый результат, дает возможность оптимизировать некоторые бизнес-процессы задолго до завершения внедрения.
Были случаи, когда за 2-3 месяца специалисты «Гигабайт» запускали какой-то минимальный функционал, причем, с точки зрения разработки, он был не самым сложным, но для заказчика решал какую-то очень насущную проблему.
Например, в одной компании складской учет велся в двух программах и таблицах Excel, и везде были разная номенклатура, разные остатки. И первым делом наши специалисты настроили систему складского учета в 1С:ERP, и всех туда «пересадили». Казалось бы, ничего сверхъестественного, а у компании остатки по инвентаризации стали сходиться ежемесячно. В рамках комплексного внедрения это был всего лишь небольшой эпизод, а для конкретного клиента избавление от больших проблем. Дальше уже было штрихкодирование, ордерные склады и много еще всего, но быстрая помощь в этом моменте для клиента была очень ценна.
Правда, гибкая методология не всегда применима. К примеру, госкомпании или бюджетные организации при реализации крупных проектов должны предоставлять подробную отчетность, четко согласовывать сроки и цены работ, но это не в принципах Agile, поэтому в таких случаях используется классическая модель. Когда все этапы следуют один за другим. И пока не будет завершен один, следующий не начнется.
Бывает, что в проекте внедрения применяются обе методологии, тогда получается выделить положительные результаты обеих технологий.
Говоря применительно к цене и срокам, как уже становится понятно, классический метод позволяет четче задать сроки и цену, при гибкой методологии сроки часто сдвигаются, и сложнее определить итоговую стоимость. Но зато последняя позволяет быстрее продемонстрировать результат и оперативнее решить актуальные задачи предприятия.
9. Готовы ли вы не только оплачивать проект, но и выделить средства на мотивацию сотрудников?
Как мы не раз уже упоминали, реализация проекта внедрения ERP-систем сложный период для компании и ее сотрудников. Им приходится больше работать, часто оставаться сверхурочно, тратить время на освоение новой программы, причем сохранять боевой настрой им придется довольно длительное время, учитывая обозначенные выше сроки внедренческих работ. Это большой стресс, который вовсе необязательно закончится снижением нагрузки для сотрудников (это часто подразумевается, но не всегда случается).
Например, чтобы добавить какие-то показатели в отчет, может понадобиться вносить гораздо больше информации в учетную систему, то есть уменьшение трудозатрат для конкретной должности не всегда является итогом внедрения.
Таким образом, спонсору и куратору проекта следует задуматься над мотивацией персонала, о чем, конечно, надо сообщить всем сотрудникам перед началом работ, чтобы предстоящие трудности были несколько нивелированы ожиданием премии.
10. Какую цель вы хотите достичь посредством внедрения 1С:ERP?
Это вопрос мы решили оставить напоследок, как итог всему вышесказанному, хотя лучше задать его в начале беседы. Главное, что стоит понимать, что «внедрение ERP-системы» не может и не должно быть самоцелью. Цель — это тот результат, который должен дать проект, а 1С:ERP, это только инструмент, который позволяет этого результата достичь.
Как мы уже говорили, чаще всего заказчики приходят за решением каких-то конкретных задач, но уже в ходе встречи с внедренцами выкристаллизовываются действительно нужные цели для предприятия.
Например, мы можем сколько угодно редактировать какие-то формы отчетные, но реальной выгоды для предприятия не будет никакой. Значит, суть не в том, чтобы сделать удобную подгрузку реквизитов или комфортный интерфейс для работы некоторых сотрудников, а добиться получения тех показателей, которые помогут руководителю предприятия принимать стратегические решения.
Основополагающая цель проекта внедрения 1С:ERP — оперативное получение достоверной информации о работе компании. Только имея корректный учет можно выявить все проблемы предприятия: неликвидные остатки по складу, аналитику по закупкам и продажам, слабые места в производственном процессе и т.д. Именно на ней и следует сосредоточиться.
В заключение стоит сказать, что, конечно, десятью вопросами беседа о проекте не ограничивается, но мы надеемся, что на основе этих пунктов вы сможете составить свои 10+ вопросов компании-внедренцу, а мы всегда готовы на них ответить.
Читайте также:
Остались вопросы?
